ESG rapportering for softwareselskaber: sådan laver du en professionel ESG rapport

Introduktion: Forstå ESG rapportering for softwareselskaber

I mange år har det været nok at bygge god software. Shippe features. Skalere brugere. Holde uptime høj. Det er stadig kernen i forretningen. Men i stigende grad begynder klienter at stille spørgsmål, der ikke har noget med jeres produkt at gøre. Hvordan håndterer I data? Er I compliant? Hvad er jeres tilgang til AI? Hvordan behandler I jeres medarbejdere?

ESG er svaret på de spørgsmål. Ikke som et buzzword, men som en struktureret måde at gøre jeres virksomhed gennemsigtig og relevant i et marked, der har flyttet sig. Transparens er nøglen, og ESG giver jer et framework til at forklare, hvordan jeres softwareselskab opererer.

Realiteten er, at ESG rapportering for softwareselskaber er relativt simpelt sammenlignet med brancher med fysisk produktion. I har ikke fabrikker, komplekse forsyningskæder eller tunge emissioner. Men det betyder ikke, at I slipper. Det betyder bare, at jeres ESG ligger et andet sted.

For softwareselskaber er ESG tæt koblet til governance og compliance. GDPR, datasikkerhed og rammer som NIS2 er ikke valg. Det er forventninger. ESG er i praksis bare endnu et lag, der dokumenterer, at I har styr på jeres forretning.

Samtidig opstår der nye problemstillinger. AI fylder mere og mere i softwareprodukter, og med det følger et stigende energiforbrug og ansvar. Det er noget, I også er nødt til at adressere i jeres ESG rapport.

For softwareselskaber handler ESG ikke om at ligne noget, I ikke er. Det handler om at dokumentere, at I driver en professionel og ansvarlig forretning, som klienter og samarbejdspartnere kan stole på. Og hvis I ikke kan det, er der en reel risiko for, at de vælger en anden, der kan.

‍

Hvad dækker ESG rapportering for softwareselskaber over?

ESG rapportering for softwareselskaber er en struktureret måde at dokumentere og kommunikere, hvordan I driver jeres forretning ansvarligt på tværs af de tre kerneområder. Det handler om at gøre det konkret og målbart, som ellers ofte bliver beskrevet i brede formuleringer.

For softwareselskaber dækker rapporteringen typisk ikke over produktion eller CO2-tunge processer, men over de områder, hvor jeres forretning reelt har sin påvirkning. Det kan være governance-strukturer, compliance-processer, databeskyttelse, håndtering af kundedata, medarbejderforhold, diversitet, arbejdsmiljø og den måde, I arbejder med klienter og samarbejdspartnere på. Formålet er at skabe et klart og troværdigt billede af, hvordan jeres virksomhed opererer i praksis. Ikke bare hvad I siger, men hvad I faktisk gør. Når det er gjort rigtigt, giver ESG rapportering klienter og samarbejdspartnere et solidt grundlag for at vurdere jeres kvalitet, risikoprofil og langsigtede relevans.

‍

Hvorfor er ESG rapportering blevet så afgørende for softwareselskaber?

ESG er ikke noget, der langsomt sniger sig ind i softwarebranchen. Det er allerede her. Ikke fordi softwareselskaber selv har efterspurgt det, men fordi presset kommer udefra.

Klienter sidder i stigende grad med egne ESG-krav fra investorer, bestyrelser og lovgivning, og det stopper ikke ved deres egen forretning. Det bliver skubbet videre ned i værdikæden. Og her ligger softwareselskaber. Når virksomheder bliver målt på deres risici, governance og ansvarlighed, bliver de også nødt til at kunne dokumentere, hvem de arbejder med.

Det betyder i praksis, at ESG ikke længere er noget, der kun hører til i store koncerner og årsrapporter. Det er blevet en del af udvælgelsen af leverandører. Hvis en klient skal vælge mellem to softwareselskaber med samme funktionalitet, vil den, der kan dokumentere struktur, governance og ansvarlighed, stå stærkere. Samtidig bevæger lovgivningen sig i samme retning. EU skruer op for kravene til gennemsigtighed og rapportering, og selvom softwareselskaber ikke altid er direkte omfattet, bliver de indirekte påvirket gennem deres klienter. Det er her, mange opdager det for sent.

ESG er ikke et krav, der rammer jer direkte først. Det er et krav, der kommer gennem jeres klienter. Og hvis I ikke kan levere den dokumentation, de bliver bedt om, er der en reel risiko for, at de finder en anden, der kan.

‍

Hvad skal en ESG rapport for et softwareselskab indeholde?

Det korte svar er, at den skal indeholde det, der er relevant. Det lidt længere svar er, at det er præcis derfor, mange går i stå. De prøver at tage udgangspunkt i store virksomheders rapporter og ender med noget, der ikke passer til deres egen forretning. Et softwareselskab med 500 ansatte har en helt anden profil når det kommer til ESG end et selskab på 25.

VSME-rammen er lavet for at undgå netop det. Den skærer det ned til det, der faktisk giver mening for mindre og mellemstore virksomheder, herunder softwareselskaber.

Her er, hvordan det typisk ser ud i praksis.

Governance: det vigtigste for softwareselskaber

Hvis der er ét område, hvor softwareselskaber virkelig bliver målt, er det governance. Det handler om, hvordan I driver jeres forretning. Ikke hvad I siger, men hvordan I er struktureret.

En ESG rapport bør som minimum dække:
Om I har en datapolitik og compliance politik
Om I har styr på jeres GDPR og sikkerhedsstandarder
Hvordan I håndterer kundedata og adgangskontrol
Diversitet i stab og ledelse

Det her er ikke nyt for jer. Det nye er, at det skal dokumenteres og kommunikeres samlet, og at det følger en ramme der gør at I som selskab kan sammenlignes med andre softwareselskaber der ligner jer.

Sociale forhold: medarbejdere og kultur

Softwarebranchen er en people business, og det er jeres medarbejdere der er den primære motor i forretningen. Derfor fylder de sociale forhold mere end miljø for de fleste.

Det er forventet af jer at I kan sige noget konkret om blandt andet;:
Medarbejdertrivsel og arbejdsmiljø
Diversitet og kønsfordeling
Fastholdelse og udvikling af medarbejdere
Work-life balance og belastning

Det behøver ikke være avanceret. Men det skal være ærligt og konkret, og noget som man som udefrakommende kan kigge ind i og få en ide om hvordan I arbejder som selskab.

Miljø: hold det relevant

For de fleste softwareselskaber er miljø ikke det, der fylder mest. Det betyder dog ikke, at det skal ignoreres, men det skal holdes proportionalt og man skal som softwareselskab nok se i øjnene at man ikke er den type virksomhed der sviner mest, når det kommer til CO2.

Typisk vil det man bør inkludere i sin rapport dække:
Energiforbrug fra kontorer og infrastruktur
Et CO2 regnskab med både scope 1, 2 og 3 (da det er relativt nemt at lave for softwareselskaber)
Enkle initiativer som optimering af cloud-forbrug og reducering af spild

Med fremkomsten af AI bliver dette mere relevant. Træning af modeller og drift af AI-systemer kan være energitunge, og det er noget, man i stigende grad er nødt til at forholde sig til.

Fejlen mange laver er at overkomplicere det her. For softwareselskaber er miljø en mindre del af rapporten, og det er helt fint, for man sviner ikke ret meget, men det betyder ikke at man ingen effekt har på verden. Den ligger bare et andet sted.

‍

Hvordan laver man en ESG rapport for et softwareselskab?

De fleste gør det sværere, end det er. ESG handler ikke om at bygge et kæmpe compliance-setup fra dag ét. Det handler heller ikke om at få så lang en rapport som man kan, med billeder af alle kontorets setups og udviklere der sidder og kigger ned i en skærm mens de smiler. ESG handler ganske enkelt om at få struktur på noget, I allerede gør, og få det ned på papir, og få fortalt historien bagved tallene.

Har man fået til opgave at lave en ESG rapport i et softwareselskab, er her en simpel proces, der gør det nemt at få en professionel rapport på plads, uden at det behøver at tage et år.

1. Vælg et framework

Et framework danner rammen for ESG rapporten som helhed. Den er både en hjælp til hvordan man internt får styr på hvad og hvordan man selv bør rapportere, men den hjælper også andre med at forstå hvilke metoder og antagelser der er lavet i udviklingen af rapporten, hvilket gør den meget nemmere for kunder og samarbejdspartnere at forstå og relatere til.

Der findes utallige rammer man kan bruge, men vi mener at den eneste der rigtig fungere godt til mellemstore softwareselskaber er VSME. Den er udarbejdet af de samme som har lavet CSRD og ESRS og passer derfor ind som en puslespilsbrik i alt hvad kunder og samarbejdspartnere måtte spørge om. Hvis I ikke er forelsket i et andet framework, så start med VSME.

2. Lav jeres analyse

Inden I begynder at samle data og skrive rapporter, er I nødt til at finde ud af, hvad der faktisk er relevant for jer. Det er her, de fleste enten overkomplicerer det eller rammer helt ved siden af. I VSME er pointen netop, at ikke alt skal med. Flere datapunkter er kun relevante, hvis de giver mening for jeres forretning. Derfor starter arbejdet med en analyse, ikke en rapport.

Den mest effektive måde at gøre det på er ved at tage udgangspunkt i de 10 bæredygtighedsemner i VSME og lave en dobbelt væsentlighedsanalyse. Det lyder tungt, men i praksis handler det om to ting. Hvad påvirker I, og hvad påvirker jer.

For et softwareselskab vil det hurtigt blive tydeligt, at ESG ikke handler om produktion eller komplekse klimadata. Det handler om governance, compliance, medarbejdere, datasikkerhed og den måde, I arbejder med klienter på. Det er her, jeres ESG lever.

Gå konkret til værks. Se på, hvad I allerede gør i dag. Hvor har I politikker og processer. Hvor mangler der struktur eller overblik.

Formålet er ikke at opfinde nye initiativer eller gøre jer mere bæredygtige fra dag ét. Formålet er at få et realistisk billede af jeres nuværende setup, så I ved, hvad der er værd at rapportere på, og hvad der ikke er.

3. Lav en dataplan

Når I ved, hvad der er relevant at rapportere på, er næste skridt at finde ud af, hvordan I måler det. Det er her, en dataplan kommer ind. I VSME handler det ikke om at indsamle alt, men om at indsamle det rigtige. Hvert datapunkt skal kobles direkte til de emner, I har vurderet som væsentlige. Hvis det ikke er relevant, skal det ikke med.

Start med at tage jeres væsentlige emner og oversæt dem til konkrete datapunkter. Hvad skal I faktisk kunne dokumentere. I kan finde næsten det hele i VSME og der er ingen grund til at blive kreativ. “Less is more” så start med at holde jer til frameworket og så kan I arbejde videre derfra.

For de fleste softwareselskaber vil en stor del allerede eksistere. HR-data, compliance-processer, sikkerhedsopsætning, governance-strukturer og interne politikker ligger allerede i organisationen. Det handler ikke om at opfinde nyt, men om at samle det. Gør det simpelt. Hvem ejer data internt. Hvor ofte opdateres det. Og hvordan sikrer I, at det er konsistent fra år til år.

Hvis noget er svært at måle, er det ofte et tegn på, at det ikke er det rigtige sted at starte. VSME er bygget til at være praktisk, og jeres dataplan bør afspejle det. Formålet er ikke at bygge et perfekt datasystem fra dag ét. Det er at skabe et overblik, så I kan dokumentere det, der faktisk betyder noget for jeres forretning.

Selvom det kan lyde sådan, skal I ikke opfinde en dataplan. VSME fortæller jer alt I skal have med, læs det og start der, eller download et datablad med overblik over hvad der skal inkluderes.

4. Indsaml data

Nu gør I arbejdet. Nogle ting kan trækkes direkte fra eksisterende systemer. Andre kræver lidt manuelt arbejde første gang. Det er normalt. Det vigtigste er at komme i gang. Ikke at gøre det perfekt.

Når først I har gjort det én gang, bliver det markant lettere næste gang.

Hvis I vil gøre jer selv en tjeneste, kan man med fordel bruge et system som Wardn. Det gør det nemt at indsamle lige præcis den data man skal bruge til sin rapport, og sørger for at man nemt kan opdatere denne år for år.

5. Skriv jeres ESG rapport

Det er her det hele bliver samlet. Analysearbejdet, frameworket, jeres brand, dataen det hele. For at komme i gang er det nemmeste at starte med at lave en skabelon. Den bør have jeres brand, logo, billeder osv. i den. Sørg for at have styr på overskrifterne, og hvor mange sider I vil have til hvert emne.

Når I har en skabelon på plads med fyldetekst i, begynder I at indsætte data. Det nemmeste er først at få dataen ind, og bagefter kan I se hvilken af denne man bør kommentere på. Det giver som regel sig selv. En ESG rapport behøver ikke være lang, den skal bare give et billede af hvor selskabet står i dag når det kommer til ESG.

‍

ESG software til softwareselskaber

De fleste softwareselskaber starter deres ESG-arbejde i Excel. Det giver mening i starten. Problemet er, at det sjældent stopper der. Pludselig ligger data spredt i flere filer, forskellige versioner cirkulerer internt, og ingen er helt sikre på, hvad der er opdateret. Det er typisk her, ESG begynder at føles tungt. Ikke fordi det er komplekst, men fordi det mangler struktur. Hvis den medarbejder der står for ESG skulle gå hen og stoppe, kan man starte processen forfra, da ingen forstår de interne noter, de forskellige versioner og de mange filer der har ligget til grund for tidligere års rapportering.

ESG software løser i praksis ét problem. Det samler det hele ét sted. Data, politikker, dokumentation og rapportering bliver struktureret, så det er til at arbejde med.

For softwareselskaber er pointen ikke avancerede klimamodeller eller komplekse beregninger. Det er overblik. Hvem ejer hvilke data. Hvad skal opdateres. Og hvordan det hele samles i en rapport, der faktisk kan bruges overfor klienter. Forskellen på at bruge software og ikke gøre det, er ikke om I kan lave en ESG rapport. Det kan I godt. Forskellen er, hvor meget tid det tager, og hvor nemt det er at gentage processen næste år.

Hvis ESG skal være mere end en engangsøvelse, kræver det et setup, der kan skaleres. Det er det, software gør muligt. Ikke ved at gøre det mere komplekst, men ved at gøre det simpelt nok til, at det faktisk bliver gjort.

Wardn ApS er den største udbyder af ESG software til softwareselskaber i Europa. Platformen er bygget til ESG rapportering for softwareselskaber og andre professionelle services. Den kan gøre arbejdet både nemmere, hurtigere og mere nøjagtigt.

‍

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

1. Hvorfor skal softwareselskaber lave en ESG rapport?

ESG rapportering for softwareselskaber er en struktureret måde at dokumentere, hvordan et softwareselskab arbejder med governance, medarbejdere, datasikkerhed og ansvarlig drift. Formålet er at gøre det tydeligt for klienter og samarbejdspartnere, hvordan virksomheden drives, og hvilke risici og styrker der er i forretningen.

2. Er ESG rapportering obligatorisk for softwareselskaber?

Nej, ESG rapportering er ikke direkte obligatorisk for de fleste softwareselskaber.

Men det bliver indirekte et krav gennem klienter. Flere virksomheder er underlagt EU-krav som CSRD og bliver derfor nødt til at indsamle ESG-data fra deres leverandører, herunder softwareselskaber. Det betyder i praksis, at softwareselskaber uden ESG dokumentation risikerer at blive valgt fra.

3. Hvorfor er ESG vigtigt for softwareselskaber?

ESG er vigtigt, fordi det påvirker, hvem der bliver valgt som leverandør.

Virksomheder, der aktivt arbejder med ESG, vokser op til 40% hurtigere, og mange stiller krav til deres leverandører. Samtidig viser undersøgelser, at en stigende andel af softwarebranchen arbejder med ESG og compliance, hvilket gør det til et konkurrenceparameter. Hvis to softwareselskaber er fagligt lige gode, vil det med dokumenteret ESG stå stærkere.

4. Hvad skal en ESG rapport for softwareselskaber indeholde?

En ESG rapport for softwareselskaber skal tage udgangspunkt i VSME og fokusere på det, der er relevant.

Det inkluderer typisk: Governance og compliance, herunder GDPR og datasikkerhed, medarbejderforhold som trivsel, diversitet og fastholdelse, samt begrænsede miljødata som energiforbrug og infrastruktur. Det vigtigste er ikke mængden af data, men at det er relevant, dokumenteret og sammenligneligt.

5. Hvordan kommer man i gang med ESG rapportering som softwareselskab?

Den mest effektive tilgang er at følge en simpel proces:

1. Vælg et framework som VSME
2. Lav en væsentlighedsanalyse baseret på de 10 ESG-emner
3. Definér hvilke data der er relevante
4. Indsaml data og strukturér det
5. Udarbejd rapporten

De fleste softwareselskaber har allerede en stor del af dataen internt. Det handler primært om at samle og strukturere det.