Hvordan du indsamler forsyningsdata til din ESG-rapport

Introduktion: Din ESG-rejse starter ved måleren

De fleste virksomheder tror ESG-rapportering er kompliceret – og de tager ikke fejl. Men her er de gode nyheder: noget af det mest værdifulde (og ofte oversete) ESG-data har du allerede. Vi taler om dine forsyningsdata – den strøm du bruger, det vand du forbruger, og de varmeregninger du betaler.

Forsyningsdata er lavthængende frugter i ESG-rapportering. Det er målbart, tilgængeligt og direkte forbundet til din miljøpåvirkning. I denne artikel viser vi, hvordan du indsamler forsyningsdata, hvad du skal bruge det til, og vi deler eksempler på, hvordan andre små virksomheder har grebet det an.

‍

Hvad forsyningsdata betyder i ESG-sammenhæng

Miljøpåvirkning i sin reneste form

Når man deler ESG op i Environmental, Social og Governance, så føles E ofte som den tungeste. Men det behøver det ikke være. Dine forsyningsregninger er et direkte spejl af din virksomheds miljøaftryk:

• Elforbrug handler om hvor meget “power” din virksomhed kræver for at fungere – og her kan du faktisk gøre noget. Det bliver endnu sjovere, hvis du gør det til en konkurrence internt.
  
• Vandforbrug er en lidt overset måling, men spørg dig selv: hvor mange i din virksomhed kan cirka gætte jeres månedlige vandforbrug? Sikkert meget få.
  
• Varme og brændstof er især relevant for virksomheder med fysisk produktion. Hvis du bare har et kontor, er det nemt at måle – men svært at ændre uden renovering (eller ekstra trøjer).
  
  

Disse dataformer danner rygraden i de fleste miljøindikatorer i en ESG-rapport og dækker typisk både scope 1 og scope 2.

‍

Trin-for-trin: Sådan indsamler du forsyningsdata til din ESG-rapport

1. Find ud af, hvem der har dine data

Første skridt er at finde ud af, hvem der har nøglen til dine data. Her er et hurtigt overblik:

• Lejer du skriveborde i et kontorfællesskab? Spørg Office Manageren.
  
• Ejer du bygningen? Din administrator eller økonomichef har adgang.
  
• Lejer du hele etagen eller bygningen? Udlejningsselskabet ved besked.
  
  

Når du har fundet din person, er du klar til at tage kontakt.

‍

2. Bed om data

Når du rækker ud, så vær konkret. Ellers ender du i en endeløs e-mailtråd – og risikerer at irritere nogen. Her er et eksempel på en e-mail:

Emne: Anmodning om forsyningsdata til ESG-rapport

Hej [navn på udbyder]

Vi er i gang med at forberede vores årlige ESG-rapport og vil gerne anmode om forbrugsdata for vores lejemål på [adresse].

Vi søger følgende data for perioden [startdato - slutdato]:

• Vandforbrug i m³
  
• Varmeforbrug i kWh
  
• Elforbrug i kWh
  
  

Vi ville sætte stor pris på, hvis du kan sende informationen senest [dato].

På forhånd tak,
[Dit navn]

‍

Hvis dataene kommer fra forskellige leverandører, så tilpas mailen til hver type.

‍

3. Hvad gør du, når dataene er ufuldstændige?

Problem #1: “Vi har ikke data for den periode”

Du får måske vandforbrug fra april 2024 til maj 2025 – men du skal bruge tal for januar til december 2025.

Løsning: Brug data fra forrige periode og skaler ud fra antallet af ansatte. Hvis ikke der er sket store ændringer (kontorflyt, vækst osv.), kan du antage, at forbruget pr. medarbejder er nogenlunde konstant. Husk blot at kommentere metoden i rapporten.

‍

Problem #2: “Jeg kan kun give dig data for hele bygningen”

Ofte kan du ikke få dine egne tal – kun bygningens samlede forbrug.

Løsning: Brug en fordelingsnøgle – fx antal kvadratmeter, antal skriveborde eller antal ansatte – og beregn din andel. Igen: vær gennemsigtig og beskriv metoden i rapporten.

‍

Problem #3: “Vi har ikke forbrug, kun hvad du har betalt”

Ikke ideelt – men stadig brugbart.

Løsning: Brug udgiftsbaseret metode:

DKK forbrugt x lokal emissionsfaktor = estimeret CO2-udledning / vandforbrug
F.eks. 1.000 kr. i el x 0,2 kg CO2/kWh = 200 kg CO2

Og igen: kommentér det i rapporten.

‍

4. Fremtidssikring af datatilgang

Når du først har styr på dine kilder, ændrer det sig sjældent – medmindre du flytter kontor eller skifter leverandør. Derfor bør du:

• Dokumentere processen
  
• Notere hvem du spurgte om hvad
  
• Skrive dine antagelser og beregningsmetoder ned
  
• Holde øje med leverandørskift
  
  

Næste år bliver det meget lettere.

‍

5. Hvorfor forsyningsdata betyder noget – også uden for rapporten

Når du dykker ned i dine forsyningsdata, får du uvurderlig indsigt. Det er ikke bare for at kunne skrive noget i rapporten – det handler også om at finde skjulte ineffektiviteter. Måske opdager du, at jeres kontor bruger uforholdsmæssigt meget vand, eller at elregningen er højere end nødvendigt. De fleste, der laver deres første ESG-rapport, får en "aha"-oplevelse.

Det her er ikke kun administration – det er værdiskabelse.

‍

6. Konklusion: Forsyningsdata er dér, hvor ESG bliver konkret

Hvis ESG stadig føles som en sort boks, så er dine forsyningsdata lommelygten. Det er det mest håndgribelige, målbare og ærligt talt realistiske sted at starte. Ja, dataene kan være rodede og ufuldstændige. Men med lidt struktur og sund fornuft kan du sagtens få brugbare resultater.

Når du først har prøvet det én gang, bliver det nemmere næste gang – og det gør dig både klogere og grønnere.

‍

Har du brug for hjælp til at komme i gang med dine data?
Book en virtuel kaffe med Anders, vores CEO – helt uforpligtende.