Hvordan du indsamler forsyningsdata til din ESG-rapport

Introduktion: Din ESG-rejse starter ved måleren

De fleste virksomheder tænker, at ESG-rapportering er kompliceret — og de tager ikke fejl. Men her er de gode nyheder: noget af det mest effektfulde (og ofte oversete) i en ESG-rapport er data, du allerede har. Vi taler om dine forsyningsdata — strømmen du bruger, vandet du forbruger, varmeregningerne du betaler.

Forsyningsdata er de lavthængende frugter i ESG. Det er målbart, tilgængeligt og direkte koblet til din miljøpåvirkning. I denne artikel går vi i dybden med hvordan du indsamler forsyningsdata, hvad du gør med det, og vi deler eksempler på små virksomheder, der allerede gør det rigtigt.

‍

Hvad forsyningsdata betyder i ESG-rapportering

Miljøpåvirkning i sin kerne

Når ESG deles op i sine tre elementer — Environmental, Social og Governance — så er E’et ofte det mest overvældende. Men det behøver det ikke være. Dine forsyningsregninger er et direkte spejl af din virksomheds miljøaftryk:

• Elforbrug er direkte knyttet til hvor meget “kraft” du bruger for at drive virksomheden, og der er hundredevis af måder du kan påvirke det tal. Det bliver sjovere hvis du gamificerer det og får folk med, men ofte er det bare et godt sted at starte.
• Vandforbrug er en anden sjov måling at tracke. Hvor mange i din virksomhed tror du kan give dig et kvalificeret bud på hvor meget vand I bruger? Jeg gætter på meget få.
• Varme og brændstof er især relevant for virksomheder med fysisk produktion. I de fleste kontorvirksomheder er det nemt at tracke, men svært at gøre noget ved medmindre man vil renovere — eller tage flere trøjer på.

Disse datakilder udgør rygraden i de fleste miljøindikatorer i en ESG-rapport og dækker bredt både scope 1 og scope 2.

‍

Trin-for-trin: Sådan indsamler du forsyningsdata til din ESG-rapport

Lad os starte fra begyndelsen. Du har netop fået til opgave at lave din første ESG-rapport (yay!) og vil starte med at få styr på jeres forsyningsforbrug. Lad os tale lidt om dine forventninger vs. hvad du højst sandsynligt vil få.

Hvad vi ofte ser hos mindre virksomheder er, at de data man kan få om forsyninger er ufuldstændige eller af dårligere kvalitet end håbet. Måske havde du drømt om et fint PDF-ark hvor der står hvor meget vand I har brugt de sidste 12 måneder i m3. Hvad du får er en oversigt over hele bygningen, som I kun lejer 30 % af, og vandforbruget dækker kun april 2024 til maj 2025. Hvad gør man, når data er ufuldstændige og ikke som forventet?

Nedenfor gennemgår vi, hvordan du håndterer ufuldstændige data, og hvad du skal bede om når du rækker ud til udlejere, forsyningsselskaber eller administratorer.

‍

Leder du udelukkende efter en guide til hvordan du registere dit elforbrug, kan du med fordel læse vores guide til netop dette.

‍

1. Find ud af hvem der har de data du søger

Først og fremmest. Du skal finde ud af hvem der sidder med de data du har brug for. Hvis du lejer kontorplads, er det oftest din office manager. Hvis du ejer ejendommen, har du typisk direkte kontakt til forsyningsselskabet via administration eller økonomi. Hvis du bare lejer et skrivebord, kan office manageren ofte hjælpe dig. Som tommelfingerregel:

• Hvis du lejer skriveborde i et fælleskontor = Office Manager ved det
• Hvis du ejer ejendommen = Administrator eller økonomi ved det
• Hvis du lejer en hel bygning, etage eller kontor = Udlejer ved det

Når du har fundet ud af hvem der har adgang, er du klar til at kontakte dem.

‍

2. Anmod om data

Når du rækker ud, skal du være helt præcis i, hvad du ønsker. Ellers ender du hurtigt i en lang og forvirrende e-mailtråd — og risikerer at irritere nogen. Her er en skabelon:

Anmodning om el, vand og varmeforbrug

Hej [navn på udbyder]

Vi er i gang med at forberede vores årlige ESG-rapport og vil gerne anmode om forbrugsdata for vores lejemål på [adresse].

Vi leder efter følgende data:

• Vandforbrug i m³
• Varmeforbrug i kWh
• Elforbrug i kWh

Vil du være sød at sende en specifikation af [firmanavn]s forbrug i perioden [startdato - slutdato]?

Vi ville sætte stor pris på at modtage informationen senest [dato].

På forhånd tak.

[Dit navn]

‍

Hvis informationen kommer fra forskellige udbydere, så tilpas mailen efter det. Nogle gange er du heldig og får præcis de data du skal bruge. Men meget ofte er dataene ufuldstændige. Og her kommer punkt 3:

‍

3. Hvad du gør, når dataene er ufuldstændige

I en ideel verden får du præcis de tal du har brug for. I den virkelige verden? Højst sandsynligt ikke. El-data er ofte OK, men vand og varme er tit noget rod. Her er de mest almindelige fejl — og løsninger:

‍

Problem #1: “Vi har ikke data for den periode” Ofte vil du få at vide: “Vi har ikke data for 2025 endnu, men vi kan give jer data for 2024–2025.”

Løsning: Tænk på dataindsamling som en tilnærmelse: “Tror jeg, at vores vandforbrug i 2025 er cirka som i 2024?” Hvis svaret er ja — og intet er ændret (kontor, antal ansatte, brugsmønster) — så tag forbruget pr. fuldtidsansat fra sidste år og gang op med antallet af medarbejdere i år. Husk at kommentere det i rapporten.

‍

Problem #2: “Jeg kan kun give dig data for hele bygningen” Hvis du lejer et kontor i en større bygning, vil varme, vand og el sjældent være splittet op.

Løsning: Brug en fordelingsnøgle — fx antal medarbejdere, m² eller skriveborde. Find totalforbruget for bygningen, find ud af hvor mange personer/virksomheder der bruger den, og fordel baseret på jeres relative andel. Kommentér metoden i rapporten.

‍

Problem #3: “Jeg har kun hvor meget I har betalt” Ofte vil du støde på netop dette. Du får ikke m3 eller kWh — kun en faktura i kroner.

Løsning: Brug en udgiftsbaseret model: hvor meget du har betalt × emissionsfaktor for vand/el/varme = estimeret CO2 og i nogle tilfælde estimeret forbrug. Kommentér det i rapporten.

Du vil støde på mange andre udfordringer — og hvis du har brug for hjælp, så tag fat i os hos Wardn. Vi hjælper gerne.

‍

4. Sådan beregner du data

Når du har data, skal du beregne brugbare ESG-nøgletal:

• For vand = m³
• For el = mWh
• For varme = mWh

For el skal du kende andelen fra vedvarende kilder. For vand kan du blive spurgt om det kommer fra områder med vandmangel. Hvis fysikken fra gymnasiet er langt væk, så spørg ChatGPT (eller lignende) om hjælp. Brug de rigtige enheder i rapporten!

‍

Sådan gør du fremtidig indsamling lettere

Når du først har styr på dine kilder, ændrer de sig sjældent — medmindre du flytter eller skifter leverandør. For at gøre de kommende år nemmere:

• Dokumentér processen
• Skriv ned hvem du spurgte om hvad
• Nedskriv dine antagelser og udregningsmetoder
• Følg med hvis nogen nævner leverandørskift

At få forsyningsdata kan tage alt fra få minutter til flere måneder. Det afhænger af modpartens struktur og samarbejdsvilje.

‍

Hvorfor dine forsyningsdata betyder noget ud over rapporten

Der snakkes meget om hvordan ESG kan skabe driftseffektivitet. Og hvis du koger det ned til CO2 og forsyning — så giver det mening. For mange er ESG-rapporten første gang man virkelig kigger dybt i virksomhedens forbrug — både i kroner og i mængder. Ofte finder man ting, der bør skæres væk.

Det samme sker med ESG. Og det reducerer både forbrug og omkostninger.

‍

Konklusion: Forsyningsdata er dér, hvor ESG bliver konkret

Hvis ESG stadig føles som en sort boks, så er forsyningsdata din lommelygte. Det er det mest håndgribelige, sporbare og helt ærligt — overkommelige — sted at starte.

Ja, dataene vil til tider være rodede, ufuldstændige eller bare mærkelige. Men det er en del af gamet. Med den rette tilgang, nogle smarte antagelser og lidt hovedregning, kan selv upræcise data blive værdifulde ESG-inputs.

Endnu vigtigere: Når du har gjort det én gang, bliver det nemmere. Du ved hvem du skal spørge, hvad du skal bede om og hvordan du regner på det. Det er ægte fremgang.

Og det bedste? At grave i dine forsyningsdata afslører tit ineffektivitet du ikke anede fandtes. ESG handler ikke kun om rapportering — det handler om at drive en skarpere, slankere og mere ansvarlig forretning.

Så lad være med at vente på perfekte data. Start med det du har, byg videre år for år — og husk: gennemsigtighed slår perfektion hver gang.

‍

Har du brug for hjælp til at få styr på dine forsyningsdata?
Book en virtuel kaffe med Anders, vores CEO – helt uforpligtende.