Hvordan indsamler jeg data til emissionsberegning for medarbejderpendling?

Hvad er medarbejderpendling?

Medarbejderpendling refererer til de drivhusgasemissioner, der genereres, når medarbejderne rejser mellem deres hjem og deres faste arbejdsplads. Det er en af de mest almindelige kategorier, virksomheder skal redegøre for i en ESG-rapport, men samtidig også en af de mest misforståede.

Medarbejdere pendler på mange forskellige måder, og hver metode har sin egen emissionsprofil. Almindelige transportformer omfatter:

• Bil (benzin, diesel eller hybrid)
• Elbil
• Bus
• Tog
• Cykel
• Gang
• Motorcykel
• Samkørsel med kolleger

Nogle af disse metoder, som gang eller cykling, udleder nul direkte emissioner. Andre, som at køre alene i en benzinbil, har tendens til at producere de højeste emissioner pr. person. Da alle virksomheder har en forskellig sammensætning af medarbejdere, lokationer og pendlingsvaner, findes der ingen genvej, der virker for alle — hvilket er præcis derfor, det er vigtigt at indsamle reelle data.

‍

Scope 1 vs. Scope 3: Hvorfor forskellen er vigtig

Dette er det punkt, der driller de fleste virksomheder, når de arbejder på deres ESG-rapport for første gang, så det er værd at forklare helt tydeligt.

Scope 3: Medarbejderpendling

Emissioner fra medarbejderpendling hører under Scope 3 i GHG-protokollen. Scope 3 dækker over indirekte emissioner, der sker uden for virksomhedens egen drift, men som opstår som et resultat af, at virksomheden eksisterer — i dette tilfælde fordi medarbejderne har brug for at komme på arbejde.

Grunden til, at dette hører til i Scope 3 frem for Scope 1, er kontrol. Virksomheden ejer ikke den bil, medarbejderen kører til arbejde i, bestemmer ikke, om de tager toget eller cykler, og har ingen indflydelse på brændstoføkonomien af deres private køretøj. Medarbejderne træffer deres egne transportvalg og bruger aktiver, der ligger uden for virksomhedens driftsmæssige kontrol.

Typiske eksempler på medarbejderpendling under Scope 3:

• En medarbejder kører i sin egen bil til kontoret.
• En medarbejder leaser eller ejer sit private køretøj.
• En medarbejder tager offentlig transport som bus eller tog.
• En medarbejder cykler til arbejde.
• En medarbejder går til arbejde.

Scope 1: Virksomhedsejede køretøjer

Scope 1-emissioner dækker over direkte emissioner fra kilder, som virksomheden selv ejer eller kontrollerer direkte. Det er her, virksomhedens egne biler kommer ind i billedet — og det er vigtigt ikke at forveksle disse med medarbejderpendling.

Hvis et køretøj ejes eller kontrolleres af virksomheden, tæller det brændstof, der bruges i køretøjet, som en Scope 1-emission og ikke som medarbejderpendling. Eksempler omfatter:

• Dele- eller puljebiler til rådighed på kontoret
• Servicevogne brugt til kundebesøg
• Varevogne og distributionsbiler
• Andre virksomhedsejede driftsbiler

Logikken her er ligetil: Fordi virksomheden ejer eller kontrollerer køretøjet og bestemmer, hvordan det tankes og bruges, hører emissionerne under virksomhedens direkte driftsansvar — Scope 1 — frem for Scope 3.

En praktisk bemærkning om firmabiler

Ordninger med firmabiler kan ligge i en gråzone. Under GHG-protokollen kan det, om en firmabil tæller som Scope 1 eller en kombination af Scope 1 og Scope 3, afhænge af faktorer som f.eks. hvem der ejer bilen, leasingstrukturen og hvor stor driftsmæssig kontrol virksomheden har over brugen. For eksempel kan en leaset firmabil, der stilles til rådighed for en medarbejder til både erhvervs- og privatkørsel, skulle behandles anderledes end en bil, der udelukkende bruges til forretningsrejser.

Du behøver ikke at være ekspert i GHG-protokollen for at gribe det rigtigt an. Som en praktisk tommelfingerregel gælder: Hvis virksomheden ejer, leaser eller direkte kontrollerer køretøjet og betaler for dets brændstof, skal det behandles som et firmakøretøj (Scope 1). Hvis medarbejderen selv ejer køretøjet og blot bruger det til at komme til og fra arbejde, skal det behandles som medarbejderpendling (Scope 3). Hvis din virksomhed har mere komplekse bilordninger — som f.eks. firmabiler, der bruges privat uden for arbejdet — er det værd at flage dette specifikt, når du forbereder din ESG-rapport, da det kan kræve særskilt behandling.

‍

Hvilke data skal du indsamle?

Når du ved, at medarbejderpendling hører under Scope 3, er det næste spørgsmål: Hvilke oplysninger har du egentlig brug for fra medarbejderne?

For at beregne pendlingsmissioner nøjagtigt skal du typisk bruge:

• Afstand mellem hjem og arbejde — hvor langt hver medarbejder rejser én vej
• Antal pendlingsdage — hvor mange dage om ugen eller måneden medarbejderen rent faktisk pendler (hjemmearbejde reducerer dette)
• Transportform — bil, bus, tog, cykel, gang, motorcykel eller samkørsel
• Køretøjstype (hvis relevant) — f.eks. lille bil, stor bil, varevogn
• Brændstoftype (hvis relevant) — benzin, diesel, el, hybrid
• Antal personer i bilen — ved samkørsel, hvor mange personer deler typisk turen

Det kan lyde som mange detaljer, men det behøver ikke at være kompliceret at indsamle. Værdien ligger i at spørge hver enkelt medarbejder direkte i stedet for at gætte.

‍

Hvorfor præcise data slår antagelser

Det er fristende at spare tid ved f.eks. at antage, at "de fleste medarbejdere kører i bil til arbejde" og derefter anvende en enkelt gennemsnitlig afstand for hele virksomheden. Problemet er, at denne tilgang kan skævvride dine resultater markant.

En virksomhed med 50 medarbejdere, hvoraf halvdelen cykler, og den anden halvdel kører 30 km hver vej, vil have en helt anden emissionsprofil end en virksomhed, hvor alle kører i bil over en kort afstand. Brede gennemsnit udvisker disse forskelle og kan gøre dine rapporterede emissioner upræcise — nogle gange overvurderes de, andre gange undervurderes de.

Reelle data, indsamlet direkte fra medarbejderne, giver dig et langt mere nøjagtigt og troværdigt billede. Det er også det, som revisorer og interessenter i stigende grad forventer at se bag tallene i en ESG-rapport.

‍

Den største udfordring: Det er ikke beregningen, det er dataene

Her er noget, der overrasker mange virksomheder, når de arbejder med pendlingsmissioner for første gang: Selve beregningen er den nemme del. At gange en afstand med en emissionsfaktor for en given transportform er ligetil, så snart du har de rigtige tal.

Den reelle udfordring er i første omgang at indsamle pålidelige data fra medarbejderne.

Uden en ordentlig proces falder mange virksomheder tilbage på genveje:

• At gætte på, hvordan medarbejderne pendler, ud fra generelle indtryk
• At bruge generiske gennemsnit hentet fra national statistik frem for deres egne medarbejdere
• At estimere afstande løst i stedet for at spørge medarbejderne direkte

Hver af disse genveje reducerer kvaliteten og troværdigheden af din ESG-rapport. Hvis dine pendlingsstal er baseret på gætværk, kan den svaghed forplante sig til det samlede Scope 3-resultat, da medarbejderpendling ofte er en af de største kategorier for kontorbaserede virksomheder.

‍

Den bedste løsning: Et struktureret medarbejderspørgeskema

Den mest praktiske og pålidelige måde at løse udfordringen med dataindsamling på er et struktureret medarbejderspørgeskema.

I stedet for at prøve at gætte pendlingsmønstre udefra, lader et spørgeskema hver medarbejder rapportere deres egen faktiske pendlingsadfærd, herunder:

• Hvordan de pendler (bil, bus, tog, cykel, gang, motorcykel, samkørsel)
• Hvor ofte de pendler om ugen eller måneden
• Deres omtrentlige afstand mellem hjem og arbejde
• Køretøjstype og brændstoftype, hvis relevant
• Om de kører sammen med andre, og i så fald hvor mange

Da hver medarbejder svarer ud fra deres egen virkelige hverdag, afspejler det resulterende datasæt din faktiske arbejdsstyrke frem for en generisk antagelse.

Dette er vigtigt af to årsager. For det første giver det en væsentligt bedre datakvalitet, hvilket styrker troværdigheden af din ESG-rapport. For det andet er det effektivt — en enkelt runde af besvarelser giver dig alt, hvad du skal bruge for hele rapporteringsperioden, uden at det kræver løbende manuel registrering.

Et veldesignet spørgeskema bør være kort nok til, at medarbejderne kan udfylde det på få minutter, men stadig præcist nok til at indfange de detaljer, der skal bruges til en nøjagtig beregning.

‍

Hvordan Wardn forenkler rapportering af medarbejderpendling

At indsamle pendlingsdata manuelt — rykke medarbejdere for svar, udfylde regneark og beregne emissioner i hånden — er netop den type opgave, der gør ESG-rapportering til en byrde for små og mellemstore virksomheder.

Wardn indeholder et indbygget spørgeskema til medarbejderpendling, der er designet til at fjerne denne friktion. I praksis ser processen således ud:

1. Generer et spørgeskema direkte inde i Wardn-platformen.
2. Del et link med medarbejderne, f.eks. via e-mail eller et internt beskedværktøj.
3. Medarbejderne udfylder det i deres eget tempo og svarer på, hvordan de pendler, hvor ofte og deres omtrentlige afstand.
4. Wardn samler automatisk besvarelserne i et struktureret datasæt.
5. Dataene flyder direkte ind i din ESG-rapport, korrekt kategoriseret under Scope 3 (medarbejderpendling).

Det betyder, at du ikke behøver at opbygge et spørgeskema fra bunden, manuelt holde styr på svar i regneark eller selv regne emissionerne ud. Spørgeskemaet håndterer dataindsamlingen, og Wardn klarer opsamlingen og rapporteringen — så du kan fokusere på at forstå dine resultater frem for at kæmpe med selve indsamlingen.

For virksomheder, der lige har taget hul på deres ESG-rejse, er dette et rigtig godt eksempel på en kategori, der kan virke overvældende i starten, men som bliver helt overskuelig, når man har den rette proces og det rette værktøj til rådighed.

‍

Ofte stillede spørgsmål

Er medarbejderpendling Scope 1 eller Scope 3?

Medarbejderpendling hører under Scope 3. Kategorien dækker over emissioner fra medarbejdere, der rejser mellem hjem og arbejde med transportmidler, som virksomheden ikke ejer eller kontrollerer, såsom deres egne biler, offentlig transport, cykling eller gang.

Er firmabiler Scope 1 eller Scope 3?

Virksomhedsejede eller virksomhedskontrollerede køretøjer, som f.eks. puljebiler, servicevogne eller varebiler, klassificeres generelt som Scope 1, fordi virksomheden ejer eller kontrollerer køretøjet og dets brændstofforbrug. Visse firmabilsordninger — især leasede biler brugt til både erhvervs- og privatkørsel — kan dog være mere nuancerede under GHG-protokollen, så det er værd at kigge nærmere på jeres specifikke aftaler.

Hvilke data skal jeg bruge til at beregne emissioner for medarbejderpendling?

Du skal typisk bruge den enkelte medarbejders afstand mellem hjem og arbejde, antal pendlingsdage, transportform, køretøjstype og brændstoftype (hvis relevant) samt antal deltagere ved samkørsel. At indsamle dette direkte fra medarbejderne i stedet for at estimere giver langt mere nøjagtige resultater.

Hvorfor kan jeg ikke bare bruge en gennemsnitlig pendlingsafstand for alle medarbejdere?

At bruge et enkelt gennemsnit på tværs af hele din medarbejdergruppe kan skævvride dine resultater markant, da folk pendler på vidt forskellige måder og over vidt forskellige afstande. Reelle data indrapporteret af medarbejderne selv giver et langt mere præcist billede af de faktiske Scope 3-emissioner fra pendling.

Hvad er den nemmeste måde at indsamle pendlingsdata på?

Et struktureret medarbejderspørgeskema er generelt den mest praktiske og pålivelige metode. Det lader hver medarbejder angive deres egen transportform, pendlingsfrekvens og afstand, hvilket giver en væsentligt bedre datakvalitet end gæt eller generiske estimater. Wardn tilbyder et indbygget spørgeskema, der automatisk genererer, distribuerer og samler disse data, så de flyder direkte ind i din ESG-rapport.

‍