Hvordan rapporterer jeg forbrugsdata, når jeg lejer kontorplads?

Hvorfor lejede kontorer stadig tæller i din ESG-rapport

Hvis din virksomhed lejer sit kontor i stedet for at eje bygningen, er det let at tænke, at miljøpåvirkningen fra dette rum er en andens problem. Det er det ikke.

ESG-rapportering bygger på idéen om, at en virksomhed skal rapportere miljøpåvirkningen fra sin egen drift — og det inkluderer de lokaler, hvor medarbejderne rent faktisk udfører deres arbejde, uanset hvem der ejer bygningen. Hvad enten du sidder på et kontorhotel, i et coworking space, et kontorfællesskab eller i et traditionelt lejet kontor, så er den el, varme og det vand, der bruges til at drive lokalerne, en del af din virksomheds operationelle fodaftryk.

Dette gælder på tværs af de mest almindelige typer af lejemål:

• Servicerede kontorer og kontorhoteller
• Coworking spaces
• Kontorfællesskaber
• Delte kontorbygninger
• Traditionelle lejekontrakter

At leje et kontor fjerner ikke ansvaret for at inkludere relevante miljødata i din ESG-rapport. Det, der ændrer sig, er måden du indsamler dataene på, da du sandsynligvis ikke har en forbrugsmåler med dit eget firmanavn på. Det er netop denne praktiske udfordring, denne artikel hjælper dig med at løse.

‍

Hvilke forbrugsdata skal du indsamle?

For de fleste små og mellemstore virksomheder på et lejet kontor falder de relevante miljødata inden for en række faste kategorier:

• Elforbrug
• Varmeforbrug
• Vandforbrug
• Køling, hvor det er relevant (f.eks. aircondition i varmere klimaer eller serverrum)
• Affald, hvis din udlejer registrerer det
• Frokost- eller kantineordninger, hvor kontoret tilbyder fælles måltider, der er relevante for en bredere miljørapportering
• Andre delte ydelser, der er inkluderet som en del af dit lejemål eller medlemskab

Præcis hvilke af disse, der betyder mest for din ESG-rapport, afhænger af dit rapporteringsrammeværk, og hvad der er væsentligt for din virksomhed. En mindre rådgivningsvirksomhed i et coworking space vil have en helt anden profil end en virksomhed, der kører laboratorieudstyr i en delt bygning. Men som generel regel betragtes forbrugsdata som relevante operationelle data for enhver kontorvirksomhed, og det er værd at forsøge at indsamle ovenstående kategorier frem for at antage, at de ikke er relevante.

‍

Trin 1: Spørg din kontorudbyder først

Det bedste udgangspunkt, før du begynder at lave beregningsmodeller, er simpelthen at spørge.

Tag fat i din udlejer, administrator eller udbyderen af dit coworking space og spørg direkte efter din virksomheds forbrugsdata. En simpel forespørgsel fungerer rigtig godt:

"Kan du oplyse vores virksomheds el-, varme- og vandforbrug for denne rapporteringsperiode?"

Mange udlejere og kontorhoteller registrerer allerede disse oplysninger på bygningsniveau eller for de enkelte lejere — især hvis forbruget afregnes særskilt, eller hvis der er opsat bi-målere til de enkelte kontorer. Nogle kan give dig de specifikke tal med det samme, mens andre kun har de samlede tal for hele bygningen. Det er her, fordelingsmetoderne (som vi dækker herunder) kommer i spil.

Som et generelt princip i ESG-rapportering gælder det, at faktiske data altid bør foretrækkes frem for estimater, så længe de er rimeligt tilgængelige. At spørge først, før du antager at du skal estimere, er den hurtigste vej til at få de mest nøjagtige tal med den mindste arbejdsindsats.

‍

Trin 2: Hvis faktiske data ikke er tilgængelige, så brug forholdsmæssig fordeling

Hvis din kontorudbyder ikke kan opdele forbruget specifikt for din virksomhed, er en forholdsmæssig fordeling en bredt accepteret metode til at lave et estimat.

Logikken er ligetil: Hvis du ved, hvor meget plads eller hvor mange skriveborde din virksomhed råder over i forhold til hele bygningen, kan du estimere din andel af bygningens samlede forbrug.

Et praktisk eksempel

Lad os sige, at en bygning har i alt 100 arbejdspladser, og din virksomhed råder over 10 af dem. Hvis vi antager, at ingen andre lejere i bygningen har et usædvanligt højt elforbrug — for eksempel at ingen kører:

• Et serverrum
• Produktionsudstyr
• Et laboratorium
• Tungt industrielt udstyr
• Andre meget energikrævende aktiviteter

I dette scenarie vil det være fuldt ud rimeligt at antage, at din virksomhed står for cirka 10% af bygningens samlede forbrug.

I praksis vil du:

1. Bede udlejeren eller ejendomsadministratoren om bygningens samlede forbrugstal for el, varme og vand.
2. Beregne din forholdsmæssige andel baseret på antallet af skriveborde eller det kontorareal, din virksomhed optager i forhold til hele bygningen.
3. Gange denne procentsats på bygningens samlede forbrug for at estimere din virksomheds andel.

Denne tilgang bliver ikke fuldstændig præcis på decimalen, men den repræsenterer en fornuftig og anerkendt estimeringsmetode, når bedre data simpelthen ikke er tilgængelige. Den vigtige forudsætning er dog, at forbruget er nogenlunde ensartet fordelt mellem lejerne. Hvis en anden lejer kører noget meget energitungt som et serverrum, kan din forholdsmæssige andel baseret udelukkende på skriveborde undervurdere virkeligheden en smule, hvilket er værd at notere som en begrænsning i rapporten, hvis du er opmærksom på det.

Uanset hvilke antagelser du bruger, så husk at dokumentere dem. God ESG-rapportering handler om at være gennemsigtig omkring, hvordan et tal er fundet frem, og ikke kun hvad tallet er.

‍

Trin 3: Tjek, hvad dine fakturaer allerede fortæller dig

Før du bygger din egen fordelingsmodel helt fra bunden, er det værd at tjekke din lejekontrakt og dine månedlige fakturaer. Mange lejeaftaler indeholder i forvejen et fastsat forbrugsbidrag, hvilket betyder, at arbejdet med fordelingen reelt allerede er gjort for dig.

Disse fakturabaserede fordelinger er typisk baseret på et af følgende elementer:

• Det lejede etageareal (m2)
• Antallet af skriveborde eller arbejdspladser
• Ejerlejlighedsfordeling eller andelsprocenter
• En specifik fordelingsnøgle fastsat for bygningen
• Andre kontraktlige fordelingsmetoder aftalt i lejekontrakten

Hvis din faktura allerede viser en fordeling af forbruget beregnet på denne måde, er det generelt fuldt ud acceptabelt at bruge dette som grundlag for din rapportering — så længe det giver et rimeligt billede af din virksomheds faktiske andel af forbruget. Det kan spare dig for en del tid i forhold til selv at skulle bygge en model for forholdsmæssig fordeling, så tjek altid dine eksisterende dokumenter igennem først.

‍

Estimat er bedre end udeladelse

Det kan være fristende at udelade det lejede kontor helt fra ESG-rapporten, når de nøjagtige forbrugsdata ikke er lige ved hånden. Dette er en af de mest almindelige fejl, små og mellemstore virksomheder begår, og det bør undgås.

At udelade en væsentlig del af din drift, fordi dataene ikke er perfekte, skader troværdigheden af din rapport langt mere, end et kvalificeret estimat vil gøre. Både GHG-protokollen og generel ESG-praksis prioriterer gennemsigtighed og en fornuftig metode over ekstrem præcision for enhver pris.

I praksis bør du gå frem efter denne prioriterede rækkefølge:

1. Indsaml faktiske data, hvor det er muligt — spørg din udlejer direkte.
2. Brug en forholdsmæssig fordeling (baseret på skriveborde eller areal), hvis virksomhedsspecifikke data ikke er tilgængelige.
3. Brug fordelingsnøglerne fra dine fakturaer eller lejekontrakt, hvis de allerede findes der.
4. Dokumentér den valgte metode og de antagelser, I har gjort jer undervejs, helt tydeligt.

Et gennemsigtigt og rimeligt estimat — der er tydeligt markeret som et estimat — er markant bedre for din ESG-rapport end et tomt hul, hvor der burde have været væsentlige operationelle data.

‍

Hvordan Wardn hjælper med at dokumentere forbrugsdata

Når du har indsamlet dine forbrugstal, uanset om de er direkte, fordelt eller baseret på fakturaer, er den næste udfordring at holde styr på informationerne, så de er konsistente fra den ene rapporteringsperiode til den næste.

Wardn er bygget til netop at understøtte denne form for praktisk dokumentation. Inde i platformen kan virksomheder:

• Registrere forbrugsdata for el, varme, vand og andre relevante kategorier for det lejede kontor.
• Dokumentere estimeringsmetoden, så det er helt tydeligt, om et tal stammer fra faktiske data, forholdsmæssig fordeling eller en fordelingsnøgle på fakturaen.
• Gemme dokumentation, der er klar til revision, så baggrunden for hvert enkelt tal altid er tilgængelig, hvis en kunde, revisor eller anden interessent spørger.
• Sikre ensartet rapportering år efter år, så I bruger den samme struktur og metode, hvilket gør jeres tal sammenlignelige over tid.

I stedet for at gemme disse data i spredte regneark eller i lange mailtråde med udlejeren, giver Wardn dig et struktureret sted at registrere både dataene og tankerne bag dem. Det sikrer, at dit lejede kontor er korrekt repræsenteret i din ESG-rapport uden at blive en tilbagevendende hovedpine ved hver rapporteringsperiode.

‍

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg rapportere forbrugsdata, hvis jeg lejer mit kontor i stedet for at eje det?

Ja. ESG-rapportering dækker miljøpåvirkningen fra din virksomheds samlede drift, herunder de lokaler, I arbejder i, uanset hvem der ejer bygningen. At leje ændrer ikke på dette ansvar — det ændrer blot måden, du skal indsamle dine data på.

Hvad gør jeg, hvis min udlejer ikke kan give mig præcise forbrugstal?

Hvis faktiske data ikke er tilgængelige, er en forholdsmæssig fordeling et bredt anerkendt alternativ. Du estimerer din andel af bygningens samlede forbrug baseret på det antal skriveborde eller det areal, din virksomhed optager — forudsat at ingen andre lejere har et usædvanligt højt energiforbrug, der skævvrider billedet.

Kan jeg bruge den fordeling af forbruget, der fremgår af min kontorfaktura?

Ja, i langt de fleste tilfælde. Hvis din lejekontrakt eller månedlige faktura allerede indeholder et specificeret forbrugsbidrag fordelt efter m2, antal skriveborde eller lignende, er det fuldt ud acceptabelt at lægge dette til grund for din ESG-rapport, så længe det giver et rimeligt billede af jeres reelle forbrug.

Er det bedre at estimere forbrugsdata end helt at udelade dem fra ESG-rapporten?

Ja, at estimere er næsten altid bedre end at udelade dataene. Hvis du udelader et lejet kontor, fordi du mangler præcise data, udelader du reelt en væsentlig del af din drift. Et gennemsigtigt og veldokumenteret estimat — baseret på forholdsmæssig fordeling eller fakturaopgørelser — betragtes som god og fuldt acceptabel praksis under GHG-protokollen.

Hvilke forbrugsdata skal en virksomhed i et coworking space eller kontorhotel indsamle?

Gå som minimum efter at indsamle forbrugstal for el, varme og vand. Hvor det er relevant, kan du også se på køling (f.eks. aircondition), affald og eventuel fælles frokost- eller kantineordning. Spørg din kontorudbyder først, og brug en forholdsmæssig fordeling eller fakturabaserede fordelingsnøgler, hvis direkte tal ikke kan skaffes.

‍