ESG rapportering for advokater: sådan får du en professionel ESG rapport

Introduktion: Forstå bæredygtighedsrapportering for advokater

I mange år har det været nok at være en dygtig advokat. Levere solid rådgivning. Have styr på juraen. Få sagerne i mål. På trods af at det stadig er kernen i forretningen, begynder klienter i stigende grad at efterspørge ting der ikke har med juridisk rådgivning at gøre. Hvordan driver I jeres forretning? Hvad står I for? Har I styr på hvidvask? Hvordan behandler I jeres medarbejdere? 

ESG er svaret på de spørgsmål. Ikke som et buzzword, men som en måde at gøre jeres forretning gennemsigtig og relevant i et marked, der har flyttet sig. Transparens er nøglen, og her giver ESG mulighed for at man indenfor et framework kan fortælle hvordan end advokatselskab klarer sig.

Det er her, I samler data, strukturerer jeres indsats og viser omverdenen, hvordan I arbejder med governance, medarbejdere og ansvarlig drift. Ikke fordi I skal, men fordi flere og flere forventer det.

For advokatselskaber handler det ikke om at ligne en industrivirksomhed med CO2-regnskaber og klimamål. Det handler om at kunne dokumentere, at I driver en professionel og ansvarlig forretning, som klienter og samarbejdspartnere har tillid til. Og hvis I ikke kan det, er der en reel risiko for, at de vælger en anden, der kan.

‍

Hvad dækker ESG rapportering for advokater over?

ESG rapportering for advokatselskaber er en struktureret måde at dokumentere og kommunikere, hvordan I driver jeres forretning ansvarligt på tværs af de tre kerneområder. Det handler om at gøre det konkret og målbart, som ellers ofte bliver beskrevet i brede formuleringer.

For advokater dækker rapporteringen typisk ikke over produktion og CO2-tunge processer, men over de områder, hvor jeres forretning reelt har sin påvirkning. Det kan være governance-strukturer, compliance-processer, håndtering af interessekonflikter, medarbejderforhold, diversitet, arbejdsmiljø og den måde, I arbejder med klienter og samarbejdspartnere på. Formålet er at skabe et klart og troværdigt billede af, hvordan jeres advokatselskab opererer i praksis. Ikke bare hvad I siger, men hvad I faktisk gør. Når det er gjort rigtigt, giver ESG rapportering klienter og samarbejdspartnere et solidt grundlag for at vurdere jeres kvalitet, risikoprofil og langsigtede relevans.

‍

Hvorfor er ESG rapportering blevet så afgørende for advokatselskaber?

ESG er ikke noget, der langsomt sniger sig ind i advokatbranchen. Det er allerede her. Ikke fordi advokater selv har efterspurgt det, men fordi presset kommer udefra.

Klienter sidder i stigende grad med egne ESG-krav fra investorer, bestyrelser og lovgivning, og det stopper ikke ved deres egen forretning. Det bliver skubbet videre ned i værdikæden. Og her ligger advokater. Når virksomheder bliver målt på deres risici, governance og ansvarlighed, bliver de også nødt til at kunne dokumentere, hvem de arbejder med.

Det betyder i praksis, at ESG ikke længere er noget, der kun hører til i store koncerner og årsrapporter. Det er blevet en del af udvælgelsen af rådgivere. Hvis en klient skal vælge mellem to advokatselskaber, der fagligt kan det samme, vil den, der kan dokumentere struktur, governance og ansvarlighed, stå stærkere. Samtidig bevæger lovgivningen sig i samme retning. EU skruer op for kravene til rapportering og gennemsigtighed, og selvom advokatselskaber ikke altid er direkte omfattet, bliver de indirekte påvirket gennem deres klienter. Det er her, mange opdager det for sent.

ESG er ikke et krav, der rammer jer direkte først. Det er et krav, der kommer gennem jeres klienter. Og hvis I ikke kan levere den dokumentation, de bliver bedt om, er der en reel risiko for, at de finder en anden, der kan.

‍

Hvad skal en ESG rapport for et advokatselskab indeholde?

Det korte svar er, at den skal indeholde det, der er relevant. Det lidt længere svar er, at det er præcis derfor, mange går i stå. De prøver at tage udgangspunkt i store virksomheders rapporter og ender med noget, der ikke passer til deres egen forretning. Et advokatselskab med 500 ansatte har en helt anden profil når det kommer til ESG end et selskab på 25.

VSME-rammen er lavet for at undgå netop det. Den skærer det ned til det, der faktisk giver mening for mindre og mellemstore virksomheder, herunder advokatselskaber.

Her er, hvordan det typisk ser ud i praksis.

‍

Governance: det vigtigste for advokater

Hvis der er ét område, hvor advokatselskaber virkelig bliver målt, er det governance. Det handler om, hvordan I driver jeres forretning. Ikke hvad I siger, men hvordan I er struktureret.

En ESG rapport bør som minimum dække:

• Om i har en hvidvask politik
• Om i har styr på jeres GDPR
• Hvordan i behandler jeres medarbejdere
• Diversitet i stab og ledelse

Det her er ikke nyt for jer. Det nye er, at det skal dokumenteres og kommunikeres samlet, og at det følger en ramme der gør at i som selskab kan sammenlignes med andre advokatselskaber der ligner jer.

‍

Sociale forhold: medarbejdere og kultur

Advokatbranchen er en people business, og det er jeres mennesker der er den primære motor i forretningen.  Derfor fylder de sociale forhold mere end miljø for de fleste.

Det er forventet af jer at i kan sige noget konkret om blandt andet;:

• Medarbejdertrivsel og arbejdsmiljø
• Diversitet og kønsfordeling
• Fastholdelse og udvikling af medarbejdere
• Work-life balance og belastning

Det behøver ikke være avanceret. Men det skal være ærligt og konkret, og noget som man som udefrakommende kan kigge ind i og få en ide om hvordan i arbejder som selskab.

‍

Miljø: hold det relevant

For de fleste advokatselskaber er miljø ikke det, der fylder mest. Det betyder dog ikke, at det skal ignoreres, men det skal holdes proportionalt og man skal som advokatselskab nok se i øjnene at man ikke er den virksomhed der sviner mest, når det kommer til CO2.

Typisk vil det man bør inkludere i sin rapport dække:

• Energiforbrug på kontorer samt varme og vand
• Et CO2 regnskab med både scope 1, 2 og 3 (da det er nemt at lave for advokatselskaber)
• Enkle initiativer for at reducere aftryk og hvad man gør på f.eks. papirforbrug

Fejlen mange laver er at overkomplicere det her. For advokater er miljø en mindre del af rapporten, og det er helt fint, for man sviner ikke ret meget, men det betyder ikke at man ingen effekt har på verden. Den ligger bare et andet sted.

‍

Hvordan laver man en ESG rapport for et advokatselskab?

De fleste gør det sværere, end det er. ESG handler ikke om at bygge et kæmpe compliance-setup fra dag ét. Det handler heller ikke om at få så lang en rapport som man kan, med billeder af alle kontorets mødelokaler og medarbejdere der står og kigger ned i en bog mens de smiler. ESG handler ganske enkelt om at få struktur på noget, I allerede gør, og få det ned på papir, og få fortalt historien bagved tallene.

Har man fået til opgave at lave en ESG rapport i et advokatselskab, er her en simpel proces, der gør det nemt at få en professionel rapport på plads, uden at det behøver at tage et år.

1. Vælg et framework

Et framework danner rammen for ESG rapporten som helhed. Den er både en hjælp til hvordan man internt får styr på hvad og hvordan man selv bør rapportere, men den hjælper også andre med at forstå hvilke metoder og antagelser der er lavet i udviklingen af rapporten, hvilket gør den meget nemmere for kunder og samarbejdspartnere at forstå og relatere til.

Der findes utallige rammer man kan bruge, men vi mener at den eneste der rigtig fungere godt til mellemstore advokatselskaber er VSME. Den er udarbejdet af de samme som har lavet CSRD og ESRS og passer derfor ind som en puslespilsbrik i alt hvad kunder og samarbejdspartnere måtte spørge om. Hvis i ikke er forelsket i et andet framework, så start med VSME.

2. Lav jeres analyse

Inden I begynder at samle data og skrive rapporter, er I nødt til at finde ud af, hvad der faktisk er relevant for jer. Det er her, de fleste enten overkomplicerer det eller rammer helt ved siden af. I VSME er pointen netop, at ikke alt skal med. Flere datapunkter er kun relevante, hvis de giver mening for jeres forretning. Derfor starter arbejdet med en analyse, ikke en rapport.

Den mest effektive måde at gøre det på er ved at tage udgangspunkt i de 10 bæredygtighedsemner i VSME og lave en dobbelt væsentlighedsanalyse. Det lyder tungt, men i praksis handler det om to ting. Hvad påvirker I, og hvad påvirker jer.

For et advokatselskab vil det hurtigt blive tydeligt, at ESG ikke handler om produktion eller komplekse klimadata. Det handler om governance, compliance, medarbejdere og den måde, I arbejder med klienter på. Det er her, jeres ESG lever.

Gå konkret til værks. Se på, hvad I allerede gør i dag. Hvor har I politikker og processer. Hvor mangler der struktur eller overblik.

Formålet er ikke at opfinde nye initiativer eller gøre jer mere bæredygtige fra dag ét. Formålet er at få et realistisk billede af jeres nuværende setup, så I ved, hvad der er værd at rapportere på, og hvad der ikke er.

3. Lav en dataplan

Når I ved, hvad der er relevant at rapportere på, er næste skridt at finde ud af, hvordan I måler det. Det er her, en data plan kommer ind. I VSME handler det ikke om at indsamle alt, men om at indsamle det rigtige. Hvert datapunkt skal kobles direkte til de emner, I har vurderet som væsentlige. Hvis det ikke er relevant, skal det ikke med.

Start med at tage jeres væsentlige emner og oversæt dem til konkrete datapunkter. Hvad skal I faktisk kunne dokumentere. I kan finde næsten det hele i VSME og der er ingen grund til at blive kreativ. “Less is more” så start med at holde jer til frameworket og så kan i arbejde videre derfra.

For de fleste advokatselskaber vil en stor del allerede eksistere. HR-data, compliance-processer, governance-strukturer og interne politikker ligger allerede i organisationen. Det handler ikke om at opfinde nyt, men om at samle det. Gør det simpelt. Hvem ejer data internt. Hvor ofte opdateres det. Og hvordan sikrer I, at det er konsistent fra år til år.

Hvis noget er svært at måle, er det ofte et tegn på, at det ikke er det rigtige sted at starte. VSME er bygget til at være praktisk, og jeres dataplan bør afspejle det. Formålet er ikke at bygge et perfekt datasystem fra dag ét. Det er at skabe et overblik, så I kan dokumentere det, der faktisk betyder noget for jeres forretning.

Selvom det kan lyse sådan, skal i ikke opfinde en dataplan. VSME fortæller jer alt i skal have med, læs det og start der, eller download et datablad med overblik over hvad der skal inkluderes.

4. Indsaml data

Nu gør I arbejdet. Nogle ting kan trækkes direkte fra eksisterende systemer. Andre kræver lidt manuelt arbejde første gang. Det er normalt. Det vigtigste er at komme i gang. Ikke at gøre det perfekt.

Når først I har gjort det én gang, bliver det markant lettere næste gang. 

Hvis i vil gøre jer selv en tjeneste, kan man med fordel bruge et system som Wardn. Det gør det nemt at indsamle lige præcis den data man skal bruge til sin rapport, og sørger for at man nemt kan opdatere denne år for år.

5. Skriv jeres ESG rapport

 Det er her det hele bliver samlet. Analysearbejdet, frameworket, jeres brand, dataen det hele. For at komme i gang er det nemmeste at starte med at lave en skabelon. Den bør have jeres brand, logo, billeder osv. I den. Sørg for at have styr på overskrifterne, og hvor mange sider i vil have til hvert emne.

Når i har en skabelon på plads med fylde tekst i, begynder i at indsætte data. Det nemmeste er først at få dataen ind, og bagefter kan i se hvilken af denne man bør kommentere på. Det giver som regel sig selv. En ESG rapport behøver ikke være lang, den skal bare give et billede af hvor selskabet står i dag når det kommer til ESG.

‍

ESG software til advokater

De fleste advokatselskaber starter deres ESG-arbejde i Excel. Det giver mening i starten. Problemet er, at det sjældent stopper der. Pludselig ligger data spredt i flere filer, forskellige versioner cirkulerer internt, og ingen er helt sikre på, hvad der er opdateret. Det er typisk her, ESG begynder at føles tungt. Ikke fordi det er komplekst, men fordi det mangler struktur. Hvis den medarbejder der står for ESG skulle gå hen og stoppe, kan man starte processen forfra, da ingen forstår de interne noter, de forskellige versioner og de mange filer der har ligge til grund for tidligere års rapportering.

ESG software løser i praksis ét problem. Det samler det hele ét sted. Data, politikker, dokumentation og rapportering bliver struktureret, så det er til at arbejde med.

For advokater er pointen ikke avancerede klimamodeller eller komplekse beregninger. Det er overblik. Hvem ejer hvilke data. Hvad skal opdateres. Og hvordan det hele samles i en rapport, der faktisk kan bruges overfor klienter. Forskellen på at bruge software og ikke gøre det, er ikke om I kan lave en ESG rapport. Det kan I godt. Forskellen er, hvor meget tid det tager, og hvor nemt det er at gentage processen næste år.

Hvis ESG skal være mere end en engangs øvelse, kræver det et setup, der kan skaleres. Det er det, software gør muligt. Ikke ved at gøre det mere komplekst, men ved at gøre det simpelt nok til, at det faktisk bliver gjort.

Wardn ApS er den største udbyder af ESG software til advokatselskaber i Europa. Platformen er bygget til ESG rapportering for advokatselskaber og andre professionelle services. Den kan gøre arbejdet både nemmere, hurtigere og mere nøjagtigt.

‍