Hvordan indsamler jeg data til emissionsberegning for arbejdsrelateret transport?

Medarbejderpendling er ikke det samme som arbejdsrelateret transport

Det er en forveksling, som næsten alle virksomheder, der er nye inden for ESG-rapportering, løber ind i: at antage, at medarbejderpendling og arbejdsrelateret transport er det samme. Det er det ikke, og forskellen har stor betydning for, hvordan du indsamler data, og hvor de hører til i din rapport.

Medarbejderpendling dækker over den regelmæssige rejse, medarbejderne tager mellem deres hjem og deres faste arbejdsplads:

• Hjem til kontor
• Kontor til hjem
• Regelbundet daglig transport, hvor man stort set følger den samme rute hver gang

Arbejdsrelateret transport dækker derimod over transport, der finder sted under selve arbejdet — altså rejser, medarbejderne foretager som en del af deres job, frem for transporten for at komme hen på jobbet. Dette omfatter blandt andet:

• Kundebesøg
• Leverandørmøder
• Tilsyn på byggepladser eller lokationer
• Forretningsrejser
• Konferencer
• Workshops og kurser
• Interne møder på andre afdelinger
• Transport til og fra lufthavnen
• Kørsel mellem virksomhedens egne kontorer

Begge kategorier hører generelt under Scope 3 i GHG-protokollen (Greenhouse Gas Protocol), da de involverer emissioner fra aktiviteter, der ligger uden for virksomhedens direkte driftsmæssige kontrol. Men de skal måles og registreres hver for sig, fordi mønstrene bag rejserne — og dermed den bedste måde at indsamle data på — er vidt forskellige.

‍

Hvorfor arbejdsrelateret transport er sværere at beregne

Medarbejderpendling er relativt forudsigeligt. De fleste medarbejdere rejser fra det samme hjem til det samme kontor, med samme transportmiddel og med nogenlunde samme afstand dag efter dag. Den regelmæssighed gør det overskueligt at indfange med et enkelt spørgeskema en gang om året.

Arbejdsrelateret transport opfører sig slet ikke sådan. Inden for en enkelt måned kan en medarbejder for eksempel:

• Besøge flere forskellige kunder med vidt forskellig afstand
• Køre forskellige ruter hver uge
• Bruge forskellige biler afhængigt af, hvad der er ledigt
• Flyve i forbindelse med en konference eller et kundemøde
• Tage toget i stedet for at køre
• Tage en taxa i en lufthavn eller en fremmed by
• Leje en bil til en specifik tur
• Bo på hotel som en del af en flerdagesrejse
• Rejse udenlands i forbindelse med arbejdet

Netop denne variation er grunden til, at arbejdsrelateret transport ofte er den mest uoverskuelige af de to kategorier at indsamle data til. Der findes ikke én enkelt "typisk rejse", man kan beskrive, og hvis man beder medarbejderne om at huske et helt års blandede forretningsrejser ud fra hukommelsen, får man ofte upræcise og usikre tal. Derfor kan det godt betale sig at bruge en lidt anden tilgang end den, man bruger til pendling.

‍

Metode 1: Spørgeskema til medarbejderne

Den første praktiske mulighed er at lade medarbejderne rapportere deres arbejdsrelaterede transport direkte. Det minder i princippet om et spørgeskema til medarbejderpendling — men med fuldt fokus på de rejser, der foretages som en del af arbejdet, i stedet for den daglige tur til og fra kontoret.

Denne tilgang fungerer særligt godt for virksomheder, hvor mængden af forretningsrejser er relativt begrænset eller sker lejlighedsvis. I praksis kan medarbejderne en gang om året udfylde et kort spørgeskema, der dækker områder som:

• Samlet antal kørte kilometer i arbejdsmedfør
• Anvendt køretøjstype
• Brændstoftype
• Flyrejser i forbindelse med arbejdet
• Toglignende rejser
• Taxakørsel
• Anden arbejdsrelateret transport

Når disse oplysninger er indsamlet, kan der tilføjes de rette emissionsfaktorer for at beregne de tilhørende drivhusgasemissioner for hver enkelt transporttype.

Metoden er ofte fuldt tilstrækkelig for små og mellemstore virksomheder, hvor forretningsrejser ikke udgør en stor eller hyppig del af den daglige drift — for eksempel en virksomhed, hvor en håndfuld medarbejdere af og til besøger en kunde eller tager på messe, men hvor det meste arbejde foregår på kontoret.

‍

Metode 2: Brug eksisterende kørselsregnskaber eller rejsebilag

Virksomheder med hyppigere arbejdsrelateret transport har ofte allerede en stor del af de nødvendige data liggende i eksisterende systemer — de er bare ikke blevet brugt til ESG-rapportering endnu.

Brugbare kilder til eksisterende data omfatter:

• Kørselsgodtgørelser (f.eks. udbetalt via lønsystemet)
• Kørebøger
• Udlægssystemer (f.eks. rejseafregninger)
• Flådestyringssystemer
• Rejsebookingsystemer
• Logbøger for firmabiler
• Rejsehistorik fra virksomhedens kreditkort

Disse kilder indeholder ofte præcis de detaljer, der skal bruges til en nøjagtig rapportering, såsom:

• Samlet antal kørte eller rejste kilometer
• Rejsedatoer
• Hvilken medarbejder, der foretog rejsen
• Bilens registreringsnummer
• Destinationer

Særligt bilernes registreringsnumre er guld værd, da de kan bruges til at identificere den præcise køretøjstype, brændstoftype og motorstørrelse (samt om bilen kører på el, benzin eller diesel).

Med denne detaljegrad kan en platform som Wardn beregne emissionerne direkte ud fra de registrerede rejseaktiviteter i stedet for at lægge medarbejdernes generelle hukommelse til grund. Denne metode er som regel langt mere nøjagtig end et spørgeskema, fordi den bygger på faktiske, registrerede data frem for skøn lavet efterfølgende.

‍

Hvilken metode bør du vælge?

Der findes ikke ét rigtigt svar for alle virksomheder. Den bedste metode afhænger af, hvor meget dine medarbejdere rejser, og hvilke registreringer I allerede fører i dag.

Et medarbejderspørgeskema fungerer typisk bedst, når:

• Den samlede mængde af forretningsrejser i virksomheden er begrænset
• De fleste medarbejdere kun rejser en sjælden gang imellem i arbejdsmedfør
• Der ikke er opbygget et formelt system til kørselsregistrering eller rejseafregning

Kørselsregnskaber og rejsebilag fungerer typisk bedst, når:

• Medarbejderne rejser hyppigt som en fast del af deres arbejde
• Kørselsgodtgørelse allerede spores systematisk via løn eller udlæg
• Virksomheden råder over egne firmabiler eller en bilflåde
• Forretningsrejser udgør en væsentlig del af virksomhedens samlede aktiviteter

Det er også værd at nævne, at metoderne ikke udelukker hinanden. En virksomhed kan sagtens vælge at bruge kørselsregnskabet for et salgsteam, der konstant er på farten, og samtidig bruge et simpelt spørgeskema til at fange de mere sjældne ture fra medarbejdere i andre afdelinger. Det er helt naturligt at kombinere de to tilgange, hvor det giver mening.

‍

Datakvalitet er vigtig — men lad ikke jagten på det perfekte spænde ben

Som med andre Scope 3-kategorier kan man let blive fristet til helt at springe over den arbejdsrelaterede transport, hvis dataene føles mangelfulde eller svære at få fat på. Det er sjældent den rigtige beslutning. Det er generelt langt bedre at lave et kvalificeret estimat på den arbejdsrelaterede transport end helt at udelade den fra din ESG-rapport.

Nogle få gode vaner kan løfte datakvaliteten markant over tid:

• Brug faktiske registreringer og data, når de er tilgængelige, i stedet for blot at vælge spørgeskemaet af bekvemmelighed.
• Indsaml de samme informationer hvert rapporteringsår, så jeres tal er sammenlignelige fra år til år.
• Dokumentér jeres antagelser — for eksempel hvordan I har håndteret manglende data for en bestemt medarbejder eller rejse.
• Sørg for at have dokumentation (et revisionsspor) klar, så kilden til hvert enkelt tal kan forklares efterfølgende, hvis der skulle opstå spørgsmål.

I praksis er en konsekvent metode, som bruges år efter år, ofte langt vigtigere for din ESG-rapports troværdighed end at jagte den helt perfekte præcision i data, der af natur vil variere (som forretningsrejser nu engang gør).

‍

Hvordan Wardn hjælper med arbejdsrelateret transport

Når du har besluttet, hvordan du vil indsamle data om den arbejdsrelaterede transport, er den næste udfordring at omsætte disse data til konkrete og brugbare emissionstal — uden at du skal sidde og lave beregningerne i hånden hver gang.

Wardn understøtter flere måder at få disse transportdata ind i din ESG-rapport på, herunder:

• Spørgeskemaer til medarbejderne, hvis virksomheden har begrænset eller lejlighedsvis rejseaktivitet
• Manuel indtastning af kilometertal for specifikke rejser eller samlede opgørelser
• Køretøjsbaserede beregninger, hvor bilens registreringsnummer bruges til automatisk at identificere brændstof- og motortype
• Automatiske emissionsberegninger, der kobler de rigtige emissionsfaktorer på den indtastede transporttype
• Konsekvent rapporteringsmetode, så den samme fremgangsmåde nemt kan genbruges hvert år
• Revisionsvenlig dokumentation, der viser en klar sammenhæng for, hvordan hvert enkelt tal er beregnet

Når de grundlæggende transportdata — hvad enten de kommer fra et spørgeskema eller fra kørselsregnskaber og rejsebilag — er lagt ind, sørger Wardn automatisk for at anvende de korrekte emissionsfaktorer og regne tallene ind i virksomhedens samlede ESG-rapport. Det betyder, at det tunge arbejde med at matche rejser og transportmidler med de rigtige omregningsfaktorer foregår helt automatisk i baggrunden, så du kan koncentrere dig om at indsamle gode data frem for at kæmpe med manuelle beregninger.

‍

Ofte stillede spørgsmål

Er arbejdsrelateret transport det samme som medarbejderpendling?

Nej. Medarbejderpendling dækker over den faste, daglige rejse mellem medarbejderens hjem og den normale arbejdsplads. Arbejdsrelateret transport dækker over transport, der sker under selve arbejdet, såsom kundebesøg, forretningsrejser, konferencer og kørsel mellem forskellige kontorer. Begge hører typisk under Scope 3, men de skal måles hver for sig.

Hvorfor er arbejdsrelateret transport sværere at måle end medarbejderpendling?

Pendling følger som regel et fast og forudsigeligt mønster — samme hjem, samme kontor og den samme afstand næsten hver dag. Arbejdsrelateret transport varierer meget mere, da medarbejderne kan køre forskellige ruter, flyve, tage tog eller taxa, leje biler eller rejse udenlands inden for den samme rapporteringsperiode.

Bør jeg bruge et spørgeskema eller kørselsregnskaber til at indsamle data?

Det afhænger af, hvor meget din virksomhed rejser. Et spørgeskema fungerer godt til virksomheder med begrænset eller lejlighedsvis rejseaktivitet, hvor der ikke føres systematisk kørselsregnskab. Kørselsregnskaber og rejsebilag fungerer bedre for virksomheder med hyppig rejseaktivitet, eksisterende udlægssystemer eller egne firmabiler, da disse data er mere præcise.

Kan registreringsnumre på biler hjælpe med at beregne transportemissioner?

Ja. Hvis jeres kørsels- eller rejseopgørelser indeholder bilernes registreringsnumre, kan disse bruges til at slå den præcise bilmodel, brændstoftype og motorstørrelse op. Det gør det muligt at beregne emissionerne ud fra de faktiske biler frem for generelle antagelser.

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke har komplette data for den arbejdsrelaterede transport?

Det er generelt bedre at lave et så kvalificeret estimat som muligt med de data, du har, end helt at udelade arbejdsrelateret transport fra ESG-rapporten. Brug faktiske registreringer, hvor de findes, hold fast i den samme beregningsmetode år for år, og sørg for at dokumentere de antagelser, I gør undervejs.

‍