Hvordan beskriver jeg min virksomheds klimapolitik i en ESG-rapport?

Vi har ikke en klimapolitik: er du nu sikker på det?

Når virksomheder når til afsnittet om klimapolitik i deres ESG-rapport for første gang, er den instinktive reaktion ofte, at de ikke har en. Det er sjældent rigtigt i virkeligheden.

En klimapolitik i forbindelse med en ESG-rapport behøver ikke at være et formelt dokument med et navn, et versionsnummer og en godkendelse fra bestyrelsen. Det er simpelthen en beskrivelse af, hvordan din virksomhed håndterer sin klimapåvirkning gennem de praktiske initiativer og principper, der styrer beslutninger om energi, transport, indkøb og drift. De fleste SMV'er gør allerede noget af dette, selvom det aldrig er blevet skrevet ned eller kaldt en politik før.

Formålet med dette afsnit er ikke at teste, om du har en akademisk klimastrategi. Det handler om at give en klar og ærlig redegørelse for, hvad din virksomhed faktisk gør, og hvor det er relevant, hvad den arbejder hen imod.

‍

En klimapolitik kan være simpel

Dette er værd at huske på, før du begynder at skrive: En klimapolitik kan bygges helt op af ting, som din virksomhed allerede gør i dag.

Typiske eksempler på klimarelaterede praksisser, som SMV'er ofte har uden at kalde dem en politik, inkluderer:

• Reduktion af energiforbruget på kontoret
• Indkøb af vedvarende energi
• Reduktion af forretningsrejser, især flyrejser
• Fremme af online- eller videomøder i stedet for fysiske rejser
• Genbrug af udtjent udstyr og elektronik
• Indkøb af mere bæredygtige produkter eller materialer
• Reduktion af affaldsmængder
• Forbedring af energieffektiviteten i udstyr eller faciliteter
• Udskiftning af køretøjer med alternativer, der har lavere emissioner

Hvis din virksomhed gør bare to eller tre af disse ting konsekvent, har du allerede fundamentet til beskrivelsen af en klimapolitik. Opgaven er ikke at opfinde nye initiativer, men at beskrive dem, der allerede eksisterer, på en klar og struktureret måde.

‍

Hvad bør en god beskrivelse indeholde?

Der findes ikke én fastlagt liste, og du bør kun dække det, der er reelt relevant for din virksomhed. Men en stærk besvarelse berører ofte en kombination af følgende områder:

• CO2-reduktionsforpligtelser: Eventuelle mål eller ambitioner, selv uformelle af slagsen
• Energieffektivitet: Tiltag til at reducere energiforbruget
• Vedvarende energi: Hvorvidt I indkøber eller selv producerer grøn strøm
• Forretningsrejser: Hvordan rejsebeslutninger træffes, og om alternativer fremmes
• Virksomhedens køretøjer: Valg af bilpark, herunder eventuel overgang til biler med lavere emissioner
• Indkøb: Hvorvidt bæredygtighed overvejes ved valg af leverandører eller produkter
• Leverandørkæden: Forventninger stillet til leverandører, hvis der er nogen
• Kontordrift: Praktiske tiltag som belysning, opvarmning eller valg af udstyr
• Affaldsreduktion: Praksisser for genanvendelse, reduktion eller genbrug
• Ressourceeffektivitet: Generelle indsatser for at bruge materialer eller ressourcer mere effektivt
• Medarbejderengagement: Hvordan medarbejderne involveres i eller informeres om klimaindsatser

Vælg de områder, der rent faktisk passer på din virksomhed. En softwarevirksomhed uden egne biler kan blot springe den kategori over i stedet for at skrive en sætning om noget, der ikke er relevant.

‍

Glem ikke at forklare hvordan det faktisk implementeres

Dette er den del, som de fleste virksomheder udelader, og det er ofte det, der skelner et svagt svar fra et stærkt.

Det er ikke nok at opliste initiativer. En god beskrivelse forklarer også, hvordan disse initiativer føres ud i livet, hvilket viser læseren, at politikken faktisk bliver brugt og ikke bare er skrevet ned. Overvej at svare på:

• Hvem der er ansvarlig for klimarelaterede beslutninger eller initiativer (en navngiven rolle, et team eller blot ledelsen)
• Hvordan initiativer formidles til medarbejderne
• Hvordan medarbejderne involveres, hvis de overhovedet gør det
• Hvordan fremskridt overvåges, selv uformelt
• Hvordan tilgangen opdateres over tid, efterhånden som virksomheden ændrer sig

Selv en kort bemærkning om, at initiativerne evalueres årligt af ledelsen og formidles til medarbejderne via interne møder, giver en helt anden troværdighed end en simpel liste med punkter.

‍

Hold det realistisk

Det er fristende at ty til store erklæringer, når man skriver dette afsnit. Modstå den fristelse, medmindre du rent faktisk kan dokumentere det.

Undgå forpligtelser som: "Vi vil være CO2-neutrale næste år," hvis der ikke ligger en konkret og realistisk plan bag den udmelding. Hvis man lover for meget, skaber det en reel risiko for, at næste års rapport skal forklare, hvorfor målet ikke blev nået. Det skader troværdigheden langt mere, end en beskeden og ærlig beskrivelse ville have gjort.

Beskriv i stedet jeres nuværende initiativer klart, og hvis I vil tilføje fremtidige ambitioner, så formuler dem realistisk. For eksempel er det ærligt og brugbart at skrive, at virksomheden undersøger mulighederne for at reducere forretningsrejser yderligere, hvorimod et løfte om at fjerne alle emissioner fra forretningsrejser inden næste år ikke er det, medmindre en konkret plan gør det muligt.

Ærlige og opnåelige forpligtelser er simpelthen mere troværdige end ambitiøse løfter uden dokumentation.

‍

Strukturer dit svar

En velorganiseret besvarelse er meget nemmere at skrive og meget nemmere at læse. Overvej at strukturere din beskrivelse omkring overskrifter som:

• Klimaforpligtelser: Eventuelle mål eller ambitioner
• Operationelle initiativer: Energi, affald, ressourceforbrug
• Forretningsrejser: Politikker eller praksisser omkring rejser
• Indkøb: Hvordan bæredygtighed tænkes ind i indkøb
• Implementering: Hvem der er ansvarlig, og hvordan det udføres
• Medarbejderkommunikation: Hvordan medarbejdere informeres eller involveres
• Overvågning og løbende forbedring: Hvordan fremskridt følges, og tilgangen udvikles

Ikke alle afsnit behøver at fylde flere sætninger, og det er ikke alle overskrifter, der behøver at være med, hvis de ikke er relevante for din virksomhed. Strukturen er et værktøj til at organisere dine tanker, ikke en tjekliste, der skal udfyldes fuldstændigt.

‍

Typiske fejl du bør undgå

Der er nogle mønstre, der går igen, når virksomheder skriver dette afsnit for første gang:

• Kun at skrive én sætning. En enkelt diffus linje om, at I går op i bæredygtighed, giver ikke læseren noget at forholde sig til.
• At opliste mål uden at forklare handlinger. At nævne en ambition uden at beskrive, hvad der faktisk gøres for at nå den, virker tomt.
• At kopiere en generisk klimapolitik fra internettet. Standardformuleringer er nemme at gennemskue og afspejler ikke din virksomheds reelle praksis.
• At bruge marketingsprog i stedet for at beskrive reel praksis. Sætninger som at være engageret i en grønnere fremtid siger intet konkret, så beskriv i stedet, hvad I faktisk gør.
• At glemme implementering og overvågning. En liste over initiativer uden omtale af, hvem der har ansvaret, eller hvordan fremskridt følges, ligner en politik, der kun eksisterer på papiret.

At undgå disse fejl handler mest af alt om at være specifik og ærlig frem for at række ud efter de gængse klimaudtryk.

‍

Eksempel på struktur

Her er en skitse af, hvordan en besvarelse kan opbygges. Dette er ikke et færdigt svar, men en guide til, hvad der hører til under hvert afsnit:

• Klimaforpligtelser: Beskriv kort eventuelle mål eller ambitioner, jeres virksomhed har, selv beskedne mål som at reducere kontorets energiforbrug år for år
• Operationelle initiativer: Beskriv konkrete tiltag, der allerede er taget, såsom energieffektivt udstyr eller praksisser for affaldsminimering
• Forretningsrejser: Forklar hvordan rejsebeslutninger tages, og om alternativer som videomøder fremmes
• Indkøb: Bemærk om bæredygtighed spiller en rolle ved valg af leverandører eller produkter
• Implementering: Sæt navn på hvem der er ansvarlig for disse initiativer, selvom det blot er ledelsen
• Medarbejderkommunikation: Beskriv hvordan medarbejderne gøres opmærksomme på eller involveres i disse praksisser
• Overvågning og løbende forbedring: Forklar kort hvordan virksomheden følger op på fremskridt og opdaterer sin tilgang

Brug kun de afsnit, der er relevante for din virksomhed, og skriv hvert afsnit i et enkelt og specifikt sprog, der afspejler, hvad I reelt gør.

‍

Hvordan Wardn hjælper

Wardn hjælper virksomheder med at dokumentere deres klimapolitik på en struktureret måde og guider brugerne gennem de relevante kategorier, så intet vigtigt overses. Fordi informationen registreres ensartet, kan virksomheder beholde den samme beskrivelse år efter år og blot opdatere den i takt med, at initiativerne udvikler sig, i stedet for at skulle skrive afsnittet forfra ved hver rapporteringsperiode. Dette gør det også nemmere at udarbejde ESG-rapporter, der lever op til kravene i VSME-standarden for klimarelaterede oplysninger, uden at der kræves en formel bæredygtighedsstrategi på forhånd.

‍

Ofte stillede spørgsmål

Skal vi have en formel, skriftlig klimapolitik for at udfylde dette afsnit?

Nej. En klimapolitik er i denne sammenhæng blot en beskrivelse af din virksomheds klimarelaterede praksis og principper. Mange SMV'er har allerede relevante initiativer, som at reducere energiforbruget eller forretningsrejser, som bare aldrig er blevet skrevet ned som en formel politik.

Hvad hvis vores virksomhed overhovedet ikke har nogen klimaindsatser?

Hvis det reelt er tilfældet, er det bedre at sige det ærligt end at opfinde initiativer, der ikke eksisterer. De fleste virksomheder har dog mindst nogle relevante praksisser, som basale energisparende tiltag eller affaldssortering, der er værd at beskrive.

Bør vi sætte ambitiøse klimamål i dette afsnit, selvom vi ikke er sikre på, om vi kan nå dem?

Nej. Undgå forpligtelser, som du ikke kan bakke troværdigt op om, såsom at love CO2-neutralitet uden en reel plan. Det er bedre at beskrive nuværende initiativer ærligt og rammesætte fremtidige ambitioner realistisk, selvom de er beskedne.

Hvad er den største fejl, virksomheder begår, når de skriver dette afsnit?

At skrive en diffus sætning på en enkelt linje eller at opliste mål uden at forklare handlingerne og implementeringen bag dem. En stærk beskrivelse forklarer, hvad der rent faktisk gøres, hvem der er ansvarlig, og hvordan fremskridt følges.

Hvor lang skal vores beskrivelse af klimapolitikken være?

Der er ikke noget krav til en fast længde. Dæk de områder, der er reelt relevante for din virksomhed, da du ikke behøver at berøre alle tænkelige kategorier. En fokuseret og ærlig beskrivelse af nogle få reelle initiativer står stærkere end en lang, generisk liste, der dækker områder, som ikke passer på jer.

‍