Hvordan beskriver jeg min virksomheds trivselspolitikker i en ESG-rapport?

"Vi er for små til formelle HR-politikker" — I har sandsynligvis mere, end I tror

Når SMV'er når til afsnittet om medarbejdertrivsel i deres ESG-rapport, er det almindeligt at antage, at dette kun gælder for store virksomheder med dedikerede HR-afdelinger og skriftlige personalehåndbøger. I virkeligheden har de fleste virksomheder allerede velfungerende praksisser på plads, selvom de aldrig er blevet formelt dokumenteret. Det kan være fleksible mødetider, en uformel forståelse af, at overarbejde ikke skal være normen, eller en leder, der tjekker ind, når en medarbejder virker presset.

Hvis jeres virksomhed allerede gør nogle af disse ting, har I fundamentet til dette afsnit. Opgaven går ud på at beskrive, hvad der reelt sker, i stedet for at opfinde rammer for en virksomhedspolitik, der ikke eksisterer.

‍

Hvad spørger dette afsnit egentlig om?

Dette afsnit beder jer typisk om at beskrive politikker, der dækker:

• Sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen
• Støtte til mental sundhed
• Balance mellem arbejdsliv og privatliv
• Professionel udvikling
• Lige muligheder

Det er her vigtigt at forklare, hvordan disse politikker implementeres, kommunikeres til medarbejderne og overvåges for at sikre deres effektivitet, frem for blot at liste dem som emner, I kender til. Et stærkt svar viser, at der er tale om reelle, igangværende praksisser og ikke blot hensigter.

I har ikke brug for en politik i hver kategori, hvis den reelt ikke giver mening for jeres virksomheds størrelse eller struktur. Men de fleste virksomheder, selv små, vil have noget meningsfuldt at sige om i det mindste et par af disse områder.

‍

De centrale områder inden for medarbejdertrivsel

Sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen

Dette dækker overholdelse af grundlæggende forventninger til arbejdsmiljøet. Det kan være risikoforståelse på arbejdspladsen, indstilling af arbejdsstationer, brandsikkerhed og førstehjælp. Selv et lille kontor har praktiske vaner omkring sundhed og sikkerhed, der er værd at beskrive, såsom en udpeget førstehjælper, basale sikkerhedstjek eller blot at sikre, at nye medarbejdere ved, hvad de skal gøre i en nødsituation.

Mental sundhed og trivsel

Dette dækker over, hvordan mental sundhed støttes og tales om i jeres virksomhed. Det kan indebære adgang til rådgivning eller en medarbejderordning, ledernes opmærksomhed eller blot en åben kultur, hvor medarbejderne føler sig trygge ved at rejse bekymringer. For en mindre virksomhed kan dette være så simpelt som, at ledelsen aktivt opfordrer folk til at sige til, hvis de har det svært, uden at der er et formelt program på plads.

Fleksibelt arbejde

Dette dækker over ordninger som hybrid- eller fjernarbejde, fleksible arbejdstider eller jobdeling. De fleste virksomheder i dag har i det mindste en vis indbygget fleksibilitet, selv uformelt. Det kan f.eks. være at lade medarbejdere tilpasse deres mødetid efter børnepasning, eller at hybridarbejde er standarden.

Lige muligheder og inklusion

Dette dækker over retfærdig rekruttering og forfremmelse, ikke-diskrimination, og hvordan henvendelser om forskelsbehandling eller chikane håndteres. Selv uden et formelt mangfoldighedsprogram kan de fleste virksomheder beskrive reelle praksisser, såsom strukturerede og ensartede interviewprocesser eller en klar, om end uformel, forståelse af, hvem man skal gå til med en bekymring.

Professionel udvikling og uddannelse

Dette dækker over, hvordan medarbejderne støttes i at udvikle deres kompetencer. Det kan omfatte uddannelsesbudgetter, støtte til faglige kvalifikationer, mentorordninger eller blot tid afsat til læring. En beskeden, reel forpligtelse, som et årligt uddannelsesbudget pr. medarbejder, er værd at beskrive tydeligt.

Balance mellem arbejdsliv og privatliv

Dette dækker over forventninger til arbejdstid, ferieafholdelse, forældreorlov og støtte til pasningsforpligtelser. Hvis jeres virksomhed opfordrer folk til faktisk at holde deres ferie, eller har fleksibilitet omkring familiemæssige forpligtelser, er det yderst relevant her.

Trivselsinitiativer på arbejdspladsen

Dette dækker over de mere hverdagsagtige praksisser, såsom ergonomisk udstyr, personalegoder, sociale aktiviteter eller blot at have et godt pauserum. Disse mindre, håndgribelige detaljer er ofte med til at gøre beskrivelsen af trivslen mere levende og specifik.

‍

Undgå blot at opliste politikker — forklar, hvordan de fungerer

Som med ledelse og andre politikbeskrivelser er nøglen til et stærkt svar at forklare selve implementeringen i stedet for blot at nævne politikkens navn. Overvej at dække følgende for hvert område:

• Implementering og tilsyn: Hvem har ansvaret i hverdagen? Det kan sagtens være stifteren eller kontorchefen frem for en dedikeret HR-funktion.
• Kommunikation: Hvordan hører medarbejderne faktisk om disse praksisser? Det kan f.eks. ske under onboarding eller gennem uformelle samtaler.
• Overvågning: Hvordan opdager I, hvis noget ikke fungerer, selv uformelt? I kan f.eks. holde øje med generel feedback fra medarbejderne eller personaleomsætningen frem for at bruge formelle spørgeskemadata.

For en mindre virksomhed behøver dette ikke at lyde som et stort, forkromet trivselsprogram. En sætning som "vores kontorchef tjekker uformelt ind med teamet, og ønsker om fleksibelt arbejde aftales direkte med lederne" er en fuldt ud legitim og ærlig beskrivelse af implementering i en passende skala.

‍

Hold det proportionalt

En virksomhed med ti ansatte har ikke brug for en udpeget trivselsambassadør, kvartalsvise trivselsrapporter eller en formel medarbejderordning for at levere et troværdigt svar her. Det er helt på sin plads at beskrive mere enkle, reelle praksisser, som fleksible mødetider, en imødekommende ledelsesstil og grundlæggende sikkerhed awareness, frem for at antyde et niveau af formalitet, der ikke eksisterer.

Hvis en kategori overhovedet ikke er relevant, eller jeres praksis på området er minimal, er det bedst at nævne det ærligt frem for at opfinde detaljer. En kort, præcis beskrivelse af, hvad der reelt sker, står langt stærkere end en kompliceret forklaring, der ikke afspejler virkeligheden.

‍

Typiske fejl, I bør undgå

• At opliste navne på politikker uden at forklare, hvordan de fungerer. "Vi har en politik for mental sundhed" fortæller meget lidt, hvis ikke I beskriver, hvad det faktisk betyder i hverdagen.
• At overdrive formaliteten. At beskrive et "omfattende trivselsprogram", når virkeligheden er en uformel, støttende kultur, skaber en uoverensstemmelse, der kan svække jeres troværdighed.
• At glemme kommunikationen. En politik, som ingen har hørt om, fungerer ikke rigtigt som en politik i praksis. Nævn, hvordan medarbejderne faktisk hører om disse ting, selvom det blot er under onboardingsamtaler.
• At fylde lige meget på alle kategorier. Det er helt fint, og ofte mere ærligt, at beskrive nogle områder kort, hvis de reelt er mindre udviklede end andre.
• At overse mindre, men relevante praksisser. Enkle ting som fleksible mødetider eller en nærværende leder tæller og er værd at tage med, selvom de er beskedne.

‍

Hvordan Wardn hjælper

Wardn leverer en struktureret skabelon med eksempler på formuleringer, der dækker hvert område af medarbejdertrivsel, så I ikke skal starte forfra på et tomt stykke papir. I kan arbejde jer igennem hver kategori, beskrive, hvad der reelt sker i jeres virksomhed, og genbruge samt opdatere den samme struktur i de kommende rapporteringsår, i takt med at jeres praksis udvikler sig.

‍

Ofte stillede spørgsmål

Har vi brug for formelle, skriftlige politikker i hver kategori for at besvare dette afsnit?

Ikke nødvendigvis. At beskrive reelle, uformelle praksisser, som fleksible mødetider eller en åben dør i forhold til at rejse bekymringer, er et fuldt ud legitimt svar, selv uden formelle, skriftlige politikker på plads.

Vores virksomhed er meget lille — har vi stadig brug for afsnit om mental sundhed og professionel udvikling?

Beskriv kun det, der reelt er relevant. En mindre virksomhed kan have meget beskedne praksisser på nogle områder, såsom blot at opfordre til åben dialog om arbejdsbyrden, og det er et helt gyldigt svar, så længe det er retvisende.

Hvordan beskriver vi overvågning, når vi ikke foretager formelle medarbejdermålinger?

Beskriv den uformelle metode, I rent faktisk bruger, f.eks. regelmæssige samtaler på tomandshånd, generel observation af personaleomsætning eller sygefravær, eller åbne samtaler med teamet. Formelle målinger er ikke et krav for at give et troværdigt svar.

Hvad hvis nogle kategorier er langt mere udviklede end andre i vores virksomhed?

Det er helt fint og helt normalt. Det er bedre at beskrive nogle områder kort og ærligt end at forsøge at puste alle kategorier op for at fremstå mere dækkende, end jeres virksomhed reelt er.

Hvad er den største fejl, virksomheder begår i dette afsnit?

At opliste navne på politikker uden at forklare, hvordan de implementeres, kommunikeres eller overvåges i praksis. En kort, ærlig beskrivelse af, hvad der rent faktisk foregår, står langt stærkere end en lang liste over politiktitler uden reelle detaljer bagved.

‍