Hvordan rapporterer jeg medarbejderuddannelse under VSME-standarden?

Hvorfor medarbejderuddannelse er vigtig i din ESG-rapport

Medarbejderuddannelse er en del af de sociale parametre i VSME-standarden, fordi den afspejler noget, som investorer, kunder og partnere i stigende grad ønsker at se: Om en virksomhed reelt investerer i at udvikle sine medarbejdere, og ikke kun hvordan den håndterer emissioner eller affald.

Det er værd at være klar over formålet her. Denne oplysning er ikke designet til at skabe en administrativ byrde for små og mellemstore virksomheder. Den skal give et simpelt, ærligt billede af, hvor meget struktureret læring dine medarbejdere modtager i løbet af et år. Hvis din virksomhed allerede afholder onboarding, sender folk på kursus eller afholder interne workshops, gør I sandsynligvis allerede mere, end I tror. Opgaven handler mest af alt om at registrere det, der allerede sker.

‍

Hvad kræver VSME-standarden?

Under VSME rapporterer virksomheder det gennemsnitlige årlige antal uddannelsestimer pr. medarbejder, opdelt på køn.

I praksis betyder det at:

• Lægge de samlede uddannelsestimer leveret i løbet af året sammen
• Dividere med antallet af medarbejdere, eller fuldtidsekvivalenter, afhængigt af din metode
• Rapportere dette gennemsnit særskilt for mandlige og kvindelige medarbejdere

Dette er kernen i det. Der er intet krav om at opliste alle kurser efter navn eller begrunde hver enkelt session i detaljer. Rapporteringen er et gennemsnit på organisationsniveau, i stil med hvordan lønforskelle mellem køn rapporteres som et samlet tal for hele virksomheden i stedet for en opdeling linje for linje.

‍

Uddannelse defineres bredere, end de fleste virksomheder tror

Dette er den del af rapporteringen, som flest virksomheder snubler over, så den er værd at bruge tid på.

Mange virksomheder antager, at uddannelse kun betyder formelle klassiske kurser, som noget med en undervisningsplan, en instruktør og et certifikat til sidst. Under VSME-tilgangen bør medarbejderuddannelse tolkes langt bredere end det.

Strukturerede læringsaktiviteter, der generelt tæller som uddannelse, inkluderer:

• Interne workshops
• Eksterne kurser
• Konferencer
• Webinarer
• E-learning-moduler
• Professionelle certificeringer
• Sikkerhedskurser
• ESG-uddannelse
• Produkttræning
• Softwaretræning
• Ledertræning
• Compliance-træning
• Onboarding-programmer
• Lunch & Learn-sessioner
• Vidensdelingsmøder
• Interne præsentationer
• Struktureret mentoring
• Kompetenceudviklingsforløb

Hvis din virksomhed afholder noget af dette, selv uformelt eller uden et dedikeret uddannelsesbudget, tæller det med i din rapportering af medarbejderuddannelse. Mange SMV'er underrapporterer denne metrik, simpelthen fordi de ikke i første omgang genkender deres eksisterende aktiviteter som uddannelse.

‍

Hvad der bør og ikke bør tælles med

Den generelle test er, om der var tale om en bevidst læringsaktivitet, altså noget planlagt med det specifikke formål at opbygge en færdighed eller viden.

Tæller generelt som uddannelse:

• En ny medarbejders strukturerede onboarding-program
• Et team, der deltager i en ekstern konference eller et webinar
• En leder, der afholder en intern workshop om en specifik færdighed
• En medarbejder, der gennemfører et e-learning-modul eller en certificering
• En planlagt mentor-session med et defineret læringsmål

Tæller generelt ikke med:

• Almindelige daglige arbejdsopgaver
• Uformelle samtaler mellem kolleger
• Ustruktureret erfaring opnået blot ved at udføre arbejdet over tid

Forskellen handler ikke om formelt niveau eller økonomiske omkostninger, så en gratis intern workshop på en time tæller lige så meget som et dyrt eksternt kursus, så længe det var en planlagt læringsaktivitet frem for almindeligt dagligt arbejde.

‍

Hvordan skal virksomheder indsamle disse data?

Du behøver ikke et dedikeret system til uddannelsesstyring (LMS) for at rapportere dette korrekt. De fleste SMV'er kan stykke dataene sammen fra kilder, de allerede har, herunder:

• HR-systemer
• Systemer til uddannelsesstyring (LMS), hvis I bruger et
• Excel-regneark eller uddannelsesregistre
• Interne registreringer af workshops eller onboarding-sessioner
• Afdelingsledere, som ofte uformelt ved, hvilken uddannelse deres team har deltaget i
• Spørgeskemaer til medarbejderne, hvor der ikke findes centrale registreringer, og du har brug for, at medarbejderne selv rapporterer deres uddannelsestimer

Det vigtige punkt er dette: Du behøver ikke perfekte data for at rapportere medarbejderuddannelse. En konsekvent, dokumenteret metode, selv en metode opbygget af en blanding af lederinput og grove estimater, er generelt langt mere nyttig end helt at udelade oplysningen, fordi dine registreringer ikke er komplette. Hvis du mangler data for en del af året eller en del af medarbejderstaben, så beskriv manglen samt dine antagelser, og arbejd på at lukke hullet i kommende rapporteringsperioder.

‍

Hvordan Wardn hjælper

Wardn giver virksomheder et struktureret sted at registrere medarbejdernes uddannelsestimer som en del af deres ESG-rapport, frem for at de skal forsøge at rekonstruere årets aktiviteter ud fra spredte noter og regneark, når der skal rapporteres.

I praksis betyder det, at du kan:

• Registrere medarbejdernes uddannelsestimer løbende eller samlet ved rapporteringstidspunktet
• Opretholde en konsekvent metode fra den ene rapporteringsperiode til den næste
• Gemme dokumentation år efter år, så antagelser og datakilder er nemme at spore
• Inkludere de resulterende gennemsnitlige uddannelsestimer pr. medarbejder, opdelt på køn, direkte i din ESG-rapport

Dette gør processen overskuelig, selv for virksomheder uden en formel uddannelsesafdeling, ved at strukturere data, som ellers nemt kunne gå tabt eller blive liggende i en leders hukommelse eller et halvvejs opdateret regneark.

‍

Ofte stillede spørgsmål

Hvad tæller som medarbejderuddannelse under VSME-standarden?

Uddannelse under VSME tolkes bredt. Det inkluderer formelle kurser og certificeringer, men også interne workshops, webinarer, e-learning, onboarding-programmer, sikkerheds- og compliance-træning, Lunch & Learn-sessioner samt struktureret mentoring. Det dækker overordnet set enhver bevidst, planlagt læringsaktivitet.

Hvordan beregner jeg de gennemsnitlige uddannelsestimer pr. medarbejder?

Læg de samlede uddannelsestimer leveret i løbet af rapporteringsåret sammen, og divider derefter med antallet af medarbejdere. VSME beder om, at dette gennemsnit rapporteres særskilt for mandlige og kvindelige medarbejdere.

Tæller uformel læring under det daglige arbejde som uddannelse?

Nej. Almindeligt dagligt arbejde, uformelle samtaler og ustruktureret erfaring opnået blot ved at udføre jobbet tæller generelt ikke som uddannelse. Den afgørende test er, om aktiviteten var en bevidst, struktureret læringsaktivitet.

Hvad gør jeg, hvis min virksomhed ikke har et formelt system til registrering af uddannelse?

Det er helt normalt, især for mindre virksomheder. Du kan indsamle dataene fra afdelingsledere, eksisterende regneark eller et kort spørgeskema til medarbejderne, hvor du beder dem rapportere den uddannelse, de har deltaget i i løbet af året. En konsekvent, dokumenteret tilgang er bedre end at udelade rapporteringen.

Tæller helt små onboarding- eller workshop-forløb med i uddannelsestimerne?

Ja. Der er ingen minimumsgrænse for omkostninger eller formelt niveau, så en kort, planlagt intern workshop eller onboarding-session tæller på samme måde som et betalt eksternt kursus, så længe det var en bevidst læringsaktivitet frem for rutinearbejde.

‍